Politique relative aux fournisseurs

Dans le cadre de ses activités mondiales, Odgers Berndtson s’engage à respecter les normes les plus élevées en matière de responsabilité sociale et environnementale. Nous attendons de nos fournisseurs et de nos partenaires commerciaux qu’ils partagent notre objectif de promouvoir des pratiques légales, professionnelles et équitables qui respectent les droits de la personne, qu’ils aient une éthique des affaires des plus rigoureuses, qu’ils appliquent les principes de développement durable les plus élevés et qu’ils souscrivent à nos engagements environnementaux et sociaux et nous aident à les atteindre et à améliorer nos résultats connexes.

Nous reconnaissons à la fois l’occasion et la responsabilité que nous avons, en partenariat avec nos fournisseurs, de jouer un rôle de premier plan dans la résolution des problèmes mondiaux les plus urgents. Par conséquent, les questions environnementales, sociales et économiques font partie intégrante de notre processus de prise de décisions, y compris la sélection des fournisseurs. Nous pensons que l’approvisionnement durable nous permettra de gérer les risques, de maximiser l’efficacité et de créer de la valeur, ce qui en retour nous aidera à atteindre une croissance durable.

Les présentes normes de conduite des fournisseurs visent à promouvoir et à garantir des conditions de travail sûres et équitables, ainsi qu’une gestion responsable des questions environnementales et sociales dans notre chaîne d’approvisionnement.

Nous exigeons de toutes les personnes impliquées dans notre chaîne d’approvisionnement qu’elles acceptent les présentes « normes ». Celles-ci s’appliquent à tous nos fournisseurs de produits ou de services et décrivent nos attentes quant à la manière dont ils mènent leurs activités. Nous attendons de tous les fournisseurs qu’ils agissent conformément aux présentes normes, notamment en harmonisant leurs politiques, pratiques et lignes directrices ainsi qu’en communiquant et en appliquant les normes au sein de leur organisation et de leur chaîne d’approvisionnement.

Nous attendons de nos fournisseurs qu’ils exercent leurs activités conformément à toutes les lois et réglementations applicables. Il s’agit notamment de celles qui concernent les droits de la personne et les répercussions des produits et des services sur l’environnement et la sécurité. En cas de différences entre les normes énoncées dans les présentes et les exigences d’une loi ou d’un règlement applicables, les plus rigoureuses prévalent.

NOS VALEURS

Dans toutes nos interactions avec nos clients, notre personnel et nos communautés, nous nous engageons à respecter les valeurs fondamentales suivantes :

·         Solidarité

·         Collaboration

·         Équité

Nous attendons de tous nos fournisseurs qu’ils adhèrent à ces valeurs lorsqu’ils nous fournissent des produits et des services.

DROITS DE LA PERSONNE

Nous reconnaissons notre responsabilité en matière de protection des droits de la personne. Nous attendons de nos partenaires commerciaux et de nos fournisseurs qu’ils respectent les droits de la personne et se conforment à l’ensemble des lois, règlements et directives applicables dans les pays où ils exercent leurs activités. De plus, ils doivent mettre en place des politiques et des procédures leur permettant de s’acquitter de leurs responsabilités en matière de protection et de respect des droits de la personne qui s’appliquent à l’ensemble des travailleurs, des fournisseurs et de leurs chaînes d’approvisionnement.

Les fournisseurs qui s’approvisionnent en biens ou en services dans des régions qui présentent un risque élevé en matière de violation des droits de la personne doivent nous en aviser sur-le-champ et nous informer des mesures qu’ils ont prises pour garantir que le risque de violation des droits de la personne lié à cette activité d’approvisionnement soit atténué dans toute la mesure possible. Vous pouvez consulter des ressources publiques pour connaître les pays qui présentent un risque élevé en matière de violations des droits de la personne.

Nous avons des obligations en matière de conformité en vertu de la loi de 2015 sur l’esclavage moderne (Modern Slavery Act 2015) et nous les prenons au sérieux.

TRAVAIL FORCÉ

Les fournisseurs et les partenaires commerciaux ne doivent pas avoir recours au travail des enfants, à l’esclavage et à toute forme de travail forcé ou obligatoire, y compris le travail en milieu carcéral, la servitude contractuelle et la servitude pour dettes, ni permettre à leurs sous-traitants de le faire.

Ces pratiques, recensées par l’Organisation internationale du Travail (OIT), comprennent la retenue des salaires, la rétention des papiers d’identité et la restriction des déplacements. Pour obtenir des directives complètes, consultez les huit conventions fondamentales de l’OIT.

Les fournisseurs doivent mettre en place des mesures garantissant que les travailleurs ne sont pas exploités par des fournisseurs de main-d’œuvre tiers.

En outre, les fournisseurs ne doivent pas se livrer à la traite de personnes ni la soutenir et sont encouragés à mettre en œuvre des mesures de diligence raisonnable pour s’assurer qu’il n’y a pas de traite de personne au sein de leurs chaînes d’approvisionnement étendues. Les fournisseurs doivent également se conformer entièrement et sans restriction aux exigences des lois applicables en matière d’esclavage, de travail forcé et de traite de personnes.

TRAVAIL DES ENFANTS

Les fournisseurs et les partenaires commerciaux veilleront à ce qu’aucune personne n’ayant pas atteint l’âge de 15 ans ou l’âge de la fin de l’enseignement obligatoire, selon le plus élevé des deux, ne soit employée. Les mesures préventives nécessaires à cet effet comprennent des systèmes de vérification de l’âge, la formation des gestionnaires et la communication avec les sous-traitants et les fournisseurs sur les questions relatives au travail des enfants. Les fournisseurs doivent également respecter les lois locales concernant l’âge minimum des employés et toutes les autres lois applicables en matière de travail des enfants.

RÉMUNÉRATION

Nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux doivent verser aux travailleurs le salaire en usage adéquat ou le salaire minimum, selon le plus élevé des deux, régulièrement et à temps, en plus de respecter toutes les exigences prévues par la loi en matière de salaires. Odgers Berndtson au Royaume-Uni est signataire de la Living Wage Foundation. Tous les autres types d’avantages sociaux prescrits par la loi doivent être fournis, y compris, le cas échéant, les congés payés, les prestations de retraite, l’assurance obligatoire, les prestations de maladie, les congés de maternité, les congés parentaux, les congés pour obligations familiales et les prestations pour la garde d’enfants. Toutes les heures supplémentaires doivent être effectuées et rémunérées conformément à la loi et au contrat de travail de la personne concernée ou à tout autre contrat ou toute autre convention collective applicables.

HEURES DE TRAVAIL

Nos fournisseurs doivent veiller à ce que les travailleurs ne soient pas obligés de travailler au-delà des limites légales applicables aux heures de travail, aux heures supplémentaires et au nombre de jours de travail par semaine. Toutes les heures supplémentaires doivent être consensuelles. Les travailleurs doivent bénéficier de tous les types de congés auxquels ils ont droit en vertu de la loi applicable, notamment les vacances, les congés de maternité, les congés parentaux, les congés pour obligations familiales et les congés de maladie, et être adéquatement payés pour ces congés. S’il est entendu que des heures supplémentaires peuvent être nécessaires, les fournisseurs doivent mener leurs activités de manière à limiter les heures supplémentaires à un niveau qui garantisse des conditions de travail décentes et productives.

LIBERTÉ D’ASSOCIATION ET NÉGOCIATION COLLECTIVE

Nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux doivent reconnaître et respecter le droit des employés à la liberté d’association et à la négociation collective sans ingérence, discrimination, représailles ou harcèlement, et doivent satisfaire ou dépasser les exigences pertinentes prévues par la loi locale.

SANTÉ ET SÉCURITÉ

Nous nous engageons à fournir à nos collaborateurs un milieu de travail sûr et sécurisé qui protège leur santé et favorise leur bien-être physique et mental, quel que soit l’endroit où ils travaillent dans le monde. Nos fournisseurs sont tenus d’appuyer nos engagements en respectant toutes les lois et réglementations applicables relatives à la santé et à la sécurité dans les régions où ils exercent leurs activités, en prenant les mesures appropriées en matière de gestion de la santé et de la sécurité, et en veillant à fournir leurs biens et services en toute sécurité, sans risque pour la santé.

Nous attendons au minimum de nos fournisseurs et de nos partenaires commerciaux qu’ils :

·         se conforment à nos exigences en matière de santé et de sécurité lorsqu’ils se trouvent dans nos locaux, y compris, mais sans s’y limiter, les déclarations de méthode convenues et les permis de travail, dont les signatures, les heures et les dates;

·         signalent tous les incidents et quasi-accidents liés au contrat;

·         fournissent sur demande leur énoncé de politique de santé et de sécurité, des renseignements sur leurs mesures de gestion en la matière ainsi que leurs preuves d’assurance.

ENVIRONNEMENT

Nous sommes fermement résolus à réduire au minimum l’empreinte environnementale de nos activités. C’est pourquoi nous nous engageons à contribuer à l’atteinte des objectifs de société en pleine évolution en matière de développement durable, et ce, partout dans le monde. Nos entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de services sont tenus d’avoir des engagements et des normes d’exploitation en matière de durabilité environnementale comparables aux nôtres ou, à tout le moins, de travailler à le faire.

Nous avons souscrit aux cibles fondées sur la science (initiative Science Based Targets), visant à réduire considérablement nos émissions de carbone d’ici 2030 et à atteindre la carboneutralité d’ici 2050.

Nous préférons collaborer avec des fournisseurs qui sont les plus susceptibles d’influencer positivement nos résultats en matière de développement durable et de nous aider à respecter nos engagements environnementaux, y compris, mais sans s’y limiter :

·         la réduction de l’utilisation de ressources comme l’électricité, le gaz, l’eau et le papier;

·         la diminution de l’empreinte carbone associée à nos services, conformément aux cibles établies par la science pour parvenir à limiter l’élévation de la température planétaire à 1,5 °C;

·         le détournement de tous les déchets générés par nos bureaux des sites d’enfouissement.

PRATIQUES COMMERCIALES ÉTHIQUES

L’intégrité est essentielle pour entretenir une relation durable avec les fournisseurs et nous ne tolérerons pas la corruption et les pots-de-vin sous quelque forme que ce soit. Nous attendons de tous nos fournisseurs qu’ils respectent les normes les plus élevées en matière de pratiques commerciales éthiques et qu’ils se conforment aux exigences de toutes les lois anticorruption applicables. Conformément à notre approche de tolérance zéro, nous exigeons que tous les fournisseurs et partenaires commerciaux aient mis en place des politiques, des systèmes ou des procédures garantissant également une tolérance zéro à l’égard, entre autres, des violations des droits de la personne, du blanchiment d’argent, de la fraude, des pots-de-vin, de l’évasion fiscale, des conflits d’intérêts, de la corruption et d’autres paiements, avantages, cadeaux ou incitations condamnables.

CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DE L’INFORMATION

Nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux doivent adopter et maintenir des processus et des contrôles de cybersécurité solides pour protéger les données et les renseignements confidentiels. Ces processus doivent assurer une protection raisonnable des renseignements personnels, exclusifs et confidentiels, y compris les renseignements qu’ils consultent, reçoivent ou traitent au nom d’Odgers Berndtson. En outre, les fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection de la vie privée et des données et de sécurité de l’information.

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET DES DONNÉES

Nous attendons de nos fournisseurs qu’ils protègent les renseignements personnels qu’ils traitent en notre nom. Ils doivent adopter et maintenir des processus garantissant le respect des lois applicables en matière de protection des données et de la vie privée, et prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels, y compris les renseignements qu’ils consultent, reçoivent ou traitent en notre nom. Les fournisseurs doivent reconnaître que l’utilisation ou la divulgation non autorisée de ces renseignements peuvent avoir de graves conséquences juridiques, financières et sur la réputation.

ÉVASION FISCALE

Nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux ne doivent pas s’engager dans une activité, une pratique ou une conduite qui constituerait de l’évasion fiscale ou l’encouragerait, y compris, mais sans s’y limiter, les infractions énoncées aux paragraphes 45(1) et 46(1) de la loi sur le financement des activités criminelles de 2017 (Criminal Finances Act 2017) du Royaume-Uni.

Nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux doivent avoir et maintenir en place les politiques et les procédures raisonnables pour empêcher une autre personne (y compris, mais sans s’y limiter, tous les employés) d’encourager l’évasion fiscale et pour assurer le respect de la présente clause.

Les fournisseurs et les partenaires commerciaux veilleront à ce qu’il en soit de même pour les affiliés, les agents engagés, les sous-traitants, les intermédiaires ou les travailleurs qui nous fournissent des services ou des biens.

SÉCURITÉ PHYSIQUE

Nos fournisseurs, nos clients et nos partenaires commerciaux doivent se conformer à nos exigences en matière de sécurité lorsqu’ils travaillent avec nous et s’engager à protéger notre personnel, nos biens, nos actifs et notre réputation. Les visiteurs de nos locaux doivent être accompagnés, dans la mesure du possible; ne pas pénétrer dans les lieux de travail sans autorisation; ne pas prendre de photos ou enregistrer de vidéos sans autorisation écrite préalable; se conformer à l’ensemble des lois applicables et des exigences réglementaires pertinentes; assumer la responsabilité de leurs effets personnels; et respecter toute exigence particulière susceptible d’être mise en œuvre en fonction de la portée de leurs travaux.

ASSURANCE

Pendant toute la durée du contrat, nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux doivent être couverts par une assurance adéquate et pertinente, y compris, mais sans s’y limiter, une assurance responsabilité civile, une assurance responsabilité du fait du produit et une assurance responsabilité professionnelle. Ils doivent se conformer à toute demande de preuve d’assurance ou d’autres renseignements connexes et tenir la firme informée de tout changement important.

SOUS-TRAITANCE

Nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux doivent obtenir notre accord écrit avant de faire appel à tout sous-traitant.

INCLUSIVITÉ

L’inclusion est dans notre ADN.

Nous attendons de nos fournisseurs qu’ils partagent notre engagement en faveur de la diversité et de l’inclusion, tant dans leurs activités que dans leurs chaînes d’approvisionnement.

En retour, nos fournisseurs seront traités de manière juste et équitable au cours du processus d’appel d’offres et d’achat, les décisions étant prises sur la base de critères de sélection clairs.

Les fournisseurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour être inclusifs dans leurs activités. Ils doivent entre autres :

·         traiter les travailleurs avec dignité et respect à tout moment;

·         veiller au traitement équitable des personnes et au respect des lois et réglementations applicables en matière de discrimination;

·         mettre en place des procédures de recrutement et d’embauche équitables et transparentes;

·         offrir un lieu de travail exempt de discrimination, d’intimidation, de harcèlement ou de comportement inapproprié;

·         veiller à ce qu’aucune personne ne soit désavantagée sur la base d’un motif de distinction, y compris, mais sans s’y limiter :

·         l’âge, le handicap, l’appartenance ethnique, la religion, le sexe, l’identité de genre, l’état civil, le statut parental ou la grossesse, l’orientation sexuelle, l’origine sociale ou l’appartenance à un groupe sous-représenté, quel qu’il soit;

·         avoir déclaré leur engagement en faveur de la diversité et de l’inclusion et être en mesure de démontrer qu’ils appliquent activement ces principes si la demande leur en est faite.

RÉSUMÉ

Les présentes normes définissent nos attentes à l’égard de tous les fournisseurs actuels et futurs. Ceux-ci sont tenus de répondre à nos attentes minimales, comme indiqué.

Nous encourageons les fournisseurs à mettre en place des systèmes de gestion efficaces qui font appel aux meilleures techniques et pratiques possibles afin de respecter ces normes et d’améliorer continuellement leurs résultats. Ils devraient entre autres avoir adopté des processus d’établissement et d’atténuation proactive des risques liés au respect de ces normes, de surveillance et d’examen continus des mécanismes de contrôle des risques, et de signalement rapide et précis de tous les incidents.

Le non-respect des présentes normes par un fournisseur peut nous amener à réexaminer notre relation avec lui, voire à y mettre un terme. Nous nous réservons le droit de soumettre nos fournisseurs à une vérification conformément à ces normes.

Nous nous engageons à réviser continuellement ces normes et à les maintenir à jour. Par conséquent, ce document est susceptible d’être modifié de temps à autre.

Le contenu de ces normes ne porte en aucun cas atteinte aux droits et recours d’Odgers Berndtson en vertu des contrats pertinents avec chaque fournisseur, le cas échéant, mais vient plutôt s’y ajouter. En cas de non-respect des exigences des présentes normes ou de manquement au contrat, nous nous réservons le droit, à notre entière discrétion, d’exercer les droits que nous confèrent lesdites normes, tout contrat pertinent ou les lois et réglementations locales.

Le non-respect des exigences de ces normes ou l’omission de s’y conformer peut constituer un manquement au contrat. En cas de conflit ou d’ambiguïté entre une clause des présentes normes et les clauses de tout contrat pertinent conclu avec un fournisseur, celles dudit contrat prévaudront.