Verhaltenskodex für Lieferanten

Das globale Geschäft von Odgers Berndtson ist den höchsten Standards der sozialen und ökologischen Verantwortung verpflichtet. Wir erwarten von unseren Lieferanten und Geschäftspartnern, dass sie unser Ziel teilen, gesetzeskonforme, professionelle und faire Praktiken zu fördern, die die Menschenrechte respektieren, die höchste Geschäftsethik und Nachhaltigkeit haben und unser Ziel unterstützen und dazu beitragen, unsere ökologischen und sozialen Verpflichtungen zu erhalten und zu verbessern. 

Wir sind uns der Möglichkeit und der Verantwortung bewusst, die wir gemeinsam mit unseren Lieferanten haben, um bei der Bewältigung dringender globaler Probleme eine führende Rolle zu übernehmen. Daher fließen ökologische, soziale und wirtschaftliche Überlegungen in unsere Entscheidungsfindung ein. Dies gilt auch für die Lieferanten, mit denen wir zusammenarbeiten. Wir sind davon überzeugt, dass eine nachhaltige Beschaffung uns dabei helfen wird, ein nachhaltiges Wachstum zu erzielen, indem wir Risiken managen, die Effizienz maximieren und den Wert steigern. 

Die vorliegenden Verhaltensstandards für Lieferanten sollen sichere und faire Arbeitsbedingungen sowie einen verantwortungsvollen Umgang mit ökologischen und sozialen Fragen in unserer Lieferkette fördern und gewährleisten. 

Wir verlangen die Zustimmung zu diesen Standards von allen Beteiligten in unserer Lieferkette. Die Standards beschreiben unsere Erwartungen an das Geschäftsgebaren aller unserer Lieferanten und gelten für alle Lieferanten, die uns Produkte oder Dienstleistungen liefern. Von allen Lieferanten wird erwartet, dass sie in Übereinstimmung mit den Standards handeln, einschließlich der Angleichung von Politiken, Praktiken und Richtlinien sowie der Kommunikation und Durchsetzung der Standards in ihrer gesamten Organisation und in ihrer Lieferkette. 

Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften handeln. Dazu gehört auch, dass sie die Menschenrechte respektieren und die Umwelt- und Sicherheitsauswirkungen von Produkten und Dienstleistungen beachten. Bei Unterschieden zwischen den in den Standards festgelegten Normen und den gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen gilt die strengere Norm, in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen oder Vorschriften. 

UNSERE WERTE 

Wir verpflichten uns zur Einhaltung der folgenden Grundwerte im Umgang mit unseren Kunden, unseren Mitarbeitern und unseren Dienstleistern: 

Exzellenz; 
Respekt; 
Verbundenheit; 
Integrität. 

Wir erwarten von allen unseren Lieferanten, dass sie diese Werte durch die Produkte und Dienstleistungen, die sie uns liefern, unterstützen. 

MENSCHENRECHTE 

Wir erkennen unsere Verantwortung für den Schutz der Menschenrechte an. Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern und Lieferanten, dass sie die Menschenrechte respektieren und über Richtlinien und Verfahren verfügen, um ihrer Verantwortung für den Schutz und die Achtung der Menschenrechte nachzukommen, die für alle Arbeitnehmer, Lieferanten und ihre Lieferketten gelten, und dass sie alle einschlägigen Gesetze, Vorschriften und Richtlinien in den Ländern, in denen sie tätig sind, einhalten. 

Lieferanten, die Waren oder Dienstleistungen in Ländern mit einem hohen Risiko von Menschenrechtsverletzungen beziehen, sollten uns unverzüglich benachrichtigen und Informationen über die Schritte vorlegen, die der Lieferant unternommen hat, um sicherzustellen, dass das Risiko von Menschenrechtsverletzungen im Zusammenhang mit dieser Beschaffungstätigkeit vollständig gemindert wird. Länder mit einem hohen Risiko von Menschenrechtsverletzungen können über öffentliche Quellen ermittelt werden. 

Wir sind gemäß dem Modern Slavery Act 2015 verpflichtet, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, und wir nehmen diese Verantwortung ernst. 

ZWANGSARBEIT 

Lieferanten und Geschäftspartner werden keine Kinder-, Sklaven-, Zwangs- oder Pflichtarbeit, einschließlich Gefängnisarbeit, Leibeigenschaft, Schuldknechtschaft oder andere Formen der Zwangsarbeit, einsetzen oder deren Einsatz bei ihren Subunternehmern gestatten. 

Zu diesen Praktiken, die von der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO) identifiziert wurden, gehören die Vorenthaltung von Löhnen, die Einbehaltung von Ausweispapieren und die Einschränkung der Bewegungsfreiheit. Eine ausführliche Anleitung der IAO finden Sie unter: Die 8 grundlegenden IAO-Übereinkommen. 

Lieferanten sollten Maßnahmen ergreifen, die sicherstellen, dass Arbeitnehmer nicht von Drittanbietern ausgebeutet werden. 

Darüber hinaus dürfen sich die Lieferanten nicht am Menschenhandel beteiligen oder diesen unterstützen und werden dazu angehalten, Sorgfaltsmaßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass in ihren erweiterten Lieferketten kein Menschenhandel betrieben wird. Die Lieferanten müssen auch die Anforderungen der geltenden Gesetze gegen Sklaverei, Zwangsarbeit und Menschenhandel uneingeschränkt einhalten. 

Kinderarbeit 

Lieferanten und Geschäftspartner stellen sicher, dass keine Personen unter 15 Jahren oder unter dem Alter für den Abschluss der Schulpflicht, je nachdem, welches Alter höher ist, beschäftigt werden. Zu den notwendigen Präventivmaßnahmen gehören Altersüberprüfungssysteme, Schulungen für Führungskräfte und die Kommunikation mit Subunternehmern und Lieferanten über Fragen der Kinderarbeit. Die Zulieferer müssen auch die lokalen Gesetze über das Mindestalter der Beschäftigten und alle anderen geltenden Gesetze über Kinderarbeit einhalten. 

ENTSCHÄDIGUNG 

Unsere Zulieferer und Geschäftspartner müssen den Arbeitnehmern regelmäßig und pünktlich mindestens den Mindestlohn oder den angemessenen ortsüblichen Lohn zahlen, je nachdem, welcher Betrag höher ist, und alle gesetzlichen Vorschriften über Löhne einhalten. Odgers Berndtson in Großbritannien ist Unterzeichner der Living Wage Foundation. Alle anderen gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen müssen in der gesetzlich vorgeschriebenen Form erbracht werden, einschließlich, soweit zutreffend, bezahlter Urlaub, Rente, gesetzliche Versicherung, Gesundheitsleistungen, Mutterschaftsurlaub, Elternurlaub, Familienpflegezeit und Kinderbetreuungsleistungen. Alle Überstunden müssen in Übereinstimmung mit dem Gesetz und dem individuellen Arbeitsvertrag oder einem anderen anwendbaren Vertrag oder Tarifvertrag geleistet und vergütet werden. 

ARBEITSZEITEN 

Unsere Zulieferer müssen sicherstellen, dass die Arbeitnehmer nicht gezwungen werden, mehr als die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitsstunden, Überstunden und die Anzahl der Arbeitstage pro Woche zu leisten. Alle Überstunden müssen einvernehmlich geleistet werden. Den Arbeitnehmern müssen alle Arten von bezahltem Urlaub oder Freistellungen, auf die sie nach geltendem Recht Anspruch haben, gewährt und korrekt vergütet werden, z. B. Urlaub, Mutterschafts-/Elternurlaub, Urlaub zur Pflege von Angehörigen und Krankheitsurlaub. Es versteht sich von selbst, dass Überstunden erforderlich sein können, aber die Lieferanten müssen die Überstunden auf ein Maß begrenzen, das humane und produktive Arbeitsbedingungen gewährleistet. 

VEREINIGUNGSFREIHEIT UND TARIFVERHANDLUNGEN 

Unsere Zulieferer und Geschäftspartner müssen das Recht der Mitarbeiter auf Vereinigungsfreiheit und Tarifverhandlungen ohne Einmischung, Diskriminierung, Vergeltung oder Belästigung anerkennen und respektieren und müssen die einschlägigen Anforderungen der lokalen Gesetzgebung erfüllen oder übertreffen. 

GESUNDHEIT UND SICHERHEIT 

Wir verpflichten uns, unseren Mitarbeitern ein sicheres und geschütztes Arbeitsumfeld zu bieten, das ihre Gesundheit schützt und ihr körperliches und geistiges Wohlbefinden fördert, unabhängig davon, wo auf der Welt sie arbeiten. Von unseren Zulieferern erwarten wir, dass sie unsere Verpflichtungen unterstützen, indem sie sicherstellen, dass sie alle geltenden Gesetze und Vorschriften zu Gesundheit und Sicherheit in den Ländern, in denen sie tätig sind, einhalten, dass sie über geeignete Vorkehrungen für das Management von Gesundheit und Sicherheit verfügen und dass sie in der Lage sind, ihre Waren und Dienstleistungen sicher und ohne Gesundheitsrisiken zu liefern. 

Als Minimum erwarten wir von unseren Lieferanten und Geschäftspartnern, dass sie: 

unsere Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen einhalten, wenn sie sich auf unserem Gelände aufhalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf vereinbarte Verfahrensanweisungen und Arbeitsgenehmigungen, einschließlich Unterschriften, Zeiten und Daten; 
alle Vorfälle und Beinaheunfälle im Zusammenhang mit dem Vertrag zu melden; 
auf Anfrage eine Erklärung über ihre Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien, Managementvereinbarungen und Versicherungen vorzulegen. 

UMWELT 

Wir setzen uns dafür ein, den ökologischen Fußabdruck unserer Geschäftstätigkeit zu minimieren und gleichzeitig einen globalen Beitrag zu den sich entwickelnden gesellschaftlichen Zielen für eine nachhaltige Entwicklung zu leisten. Wir verlangen von unseren Auftragnehmern, Lieferanten und Dienstleistern, dass sie sich zu ökologischer Nachhaltigkeit verpflichten und Betriebsstandards einhalten, die mit unseren eigenen vergleichbar sind, oder zumindest darauf hinarbeiten, diese zu erreichen. 

Wir haben uns den wissenschaftlich fundierten Zielen verpflichtet, unsere Kohlendioxidemissionen bis 2030 erheblich zu reduzieren und bis 2050 auf Null zu bringen.   

Wir ziehen es vor, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, die das größte Potenzial haben, unsere Nachhaltigkeitsleistung zu beeinflussen und uns bei der Erfüllung unserer Umweltverpflichtungen zu unterstützen, darunter 

Minimierung des Verbrauchs von Ressourcen wie Strom, Gas, Wasser und Papier; 
Verringerung des mit unseren Dienstleistungen verbundenen Kohlenstoff-Fußabdrucks im Einklang mit den wissenschaftlichen Erkenntnissen, die notwendig sind, um eine Welt mit einer Temperatur von 1,5°C zu erreichen; 
Umleitung aller in unseren Büros anfallenden Abfälle von der Mülldeponie weg. 

ETHISCHE GESCHÄFTSPRAKTIKEN 

Integrität ist für eine nachhaltige Beziehung zu unseren Lieferanten unerlässlich, und wir dulden keinerlei Form von Korruption oder Bestechung. Wir erwarten von allen Lieferanten, dass sie sich an die höchsten Standards ethischer Geschäftspraktiken halten und die Anforderungen aller geltenden Anti-Korruptionsgesetze erfüllen. Unser Null-Toleranz-Ansatz verlangt von allen Lieferanten und Geschäftspartnern, dass sie über Richtlinien, Systeme und/oder Verfahren verfügen, die eine Null-Toleranz gegenüber Menschenrechtsverletzungen, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Steuerhinterziehung, Interessenkonflikten, Korruption und anderen unangemessenen Zahlungen, Zuwendungen, Geschenken oder anderen Anreizen gewährleisten, sich aber nicht darauf beschränken. 

VERTRAULICHKEIT UND INFORMATIONSSICHERHEIT 

Unsere Lieferanten und Geschäftspartner müssen über robuste Cybersicherheitsprozesse und -kontrollen verfügen, um Daten und vertrauliche Informationen zu schützen. Die Lieferanten müssen Prozesse einführen und aufrechterhalten, die einen angemessenen Schutz für persönliche, geschützte und vertrauliche Informationen bieten, einschließlich Informationen, auf die sie im Namen von Odgers Berndtson zugreifen, die sie erhalten oder verarbeiten. Darüber hinaus müssen die Lieferanten alle anwendbaren Gesetze und Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre/Daten und zur Informationssicherheit einhalten. 

PRIVATSPHÄRE UND DATENSCHUTZ 

Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie personenbezogene Daten, die sie in unserem Auftrag verarbeiten, schützen. Die Lieferanten müssen Prozesse einführen und aufrechterhalten, um die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze zu gewährleisten und einen angemessenen Schutz für personenbezogene Daten zu bieten, einschließlich der Daten, auf die sie in unserem Auftrag zugreifen, die sie erhalten oder verarbeiten. Die Lieferanten sollten sich darüber im Klaren sein, dass die unbefugte Nutzung und/oder Weitergabe solcher Informationen schwerwiegende rechtliche, rufschädigende und finanzielle Folgen haben kann  

ERLEICHTERUNG DER STEUERHINTERZIEHUNG 

Unsere Lieferanten und Geschäftspartner dürfen sich nicht an Aktivitäten, Praktiken oder Verhaltensweisen beteiligen, die eine Steuerhinterziehung darstellen oder erleichtern würden (einschließlich, aber nicht ausschließlich, der britischen Straftatbestände gemäß Abschnitt 45(1) und 46(1) des britischen Gesetzes über strafrechtlich relevante Finanzen (Criminal Finances Act 2017, "Gesetz"). 

Unsere Lieferanten und Geschäftspartner müssen über solche Richtlinien und Verfahren verfügen und diese aufrechterhalten, die sowohl angemessen sind, um die Erleichterung von Steuerhinterziehung durch eine andere Person (einschließlich, aber nicht beschränkt auf alle Mitarbeiter) zu verhindern, als auch um die Einhaltung dieser Klausel sicherzustellen. 

Die Lieferanten und Geschäftspartner müssen sicherstellen, dass dies auch für alle verbundenen Unternehmen, beauftragten Vertreter, Unterauftragnehmer, Vermittler oder Arbeitnehmer gilt, die für uns Dienstleistungen erbringen oder Waren liefern. 

PHYSISCHE SICHERHEIT 

Unsere Lieferanten, Kunden und Geschäftspartner müssen unsere Sicherheitsanforderungen erfüllen, wenn sie mit uns zusammenarbeiten, und sich verpflichten, unsere Mitarbeiter, unser Eigentum, unsere Vermögenswerte und unseren Ruf zu schützen. Besucher auf unserem Gelände müssen, soweit dies vernünftigerweise praktikabel ist, begleitet werden; sie dürfen die Arbeitsbereiche nicht ohne Genehmigung betreten; sie dürfen ohne vorherige schriftliche Genehmigung keine Foto- oder Videoaufnahmen machen; sie müssen alle geltenden Gesetze und einschlägigen behördlichen Vorschriften einhalten; sie müssen die Verantwortung für ihre persönlichen Gegenstände übernehmen; sie müssen alle Ad-hoc-Anforderungen erfüllen, die je nach ihrem Arbeitsbereich eingeführt werden können. 

VERSICHERUNG 

Unsere Lieferanten und Geschäftspartner müssen über eine angemessene und einschlägige Versicherung verfügen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf eine Betriebs- und Produkthaftpflichtversicherung sowie eine Berufshaftpflichtversicherung, die für die Dauer des Vertrages gültig ist. Sie müssen jeder Aufforderung zur Vorlage eines Versicherungsnachweises oder anderer damit zusammenhängender Informationen nachkommen und das Unternehmen über alle wesentlichen Änderungen auf dem Laufenden halten. 

VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN 

Unsere Lieferanten und Geschäftspartner müssen vor der Vergabe von Unteraufträgen unsere schriftliche Zustimmung einholen. 

INKLUSIVITÄT 

Inklusion liegt in unserer DNA.  

Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie sich ebenso für Vielfalt und Integration einsetzen, sowohl in ihren Betrieben als auch in ihren Lieferketten. 

Im Gegenzug werden unsere Lieferanten während des Ausschreibungs- und Einkaufsprozesses fair und gleich behandelt, wobei die Entscheidungen auf der Grundlage klarer Auswahlkriterien getroffen werden. 

Die Zulieferer sollten alle erforderlichen Schritte unternehmen, um in ihren Betrieben integrativ zu sein, was unter anderem Folgendes beinhaltet 

Behandlung der Arbeitnehmer mit Würde und Respekt zu jeder Zeit; 
Sicherstellen, dass alle Gesetze und alle geltenden Diskriminierungsvorschriften in Bezug auf die faire Behandlung von Menschen eingehalten werden; 
faire und transparente Einstellungs- und Rekrutierungsverfahren; 
Bereitstellung eines Arbeitsplatzes, der frei von Diskriminierung, Mobbing, Belästigung oder unangemessenem Verhalten ist; 
Sicherstellung, dass keine Person aufgrund der folgenden Faktoren benachteiligt wird (aber nicht darauf beschränkt): 
Alter, Behinderung, ethnische Zugehörigkeit, Glaube, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Familienstand, elterlicher Status oder Schwangerschaft, sexuelle Orientierung, soziale Herkunft oder eine andere unterrepräsentierte Gruppe; 
ein erklärtes Bekenntnis zu Vielfalt und Inklusion und die Fähigkeit, auf Anfrage die aktive Einhaltung nachzuweisen. 

ZUSAMMENFASSUNG 

Diese Standards legen unsere Erwartungen an gegenwärtige und künftige Lieferanten fest. Wir erwarten von allen neuen und bestehenden Zulieferern, dass sie unsere Mindesterwartungen wie angegeben erfüllen. 

Wir ermutigen unsere Lieferanten, wirksame Managementsysteme einzuführen, die die besten verfügbaren Techniken und Praktiken nutzen, um diese Standards einzuhalten und ihre Leistung kontinuierlich zu verbessern. Dies sollte ein Verfahren zur Identifizierung und proaktiven Minderung von Risiken im Zusammenhang mit der Einhaltung dieser Standards sowie ein Verfahren zur laufenden Überwachung und Überprüfung von Risikokontrollen und zur unverzüglichen und genauen Berichterstattung über alle Vorfälle umfassen. 

Die Nichteinhaltung dieser Standards durch einen Lieferanten kann zu einer Überprüfung unserer Geschäftsbeziehung oder möglicherweise zur Beendigung unserer Geschäftsbeziehung führen. Wir behalten uns das Recht vor, unsere Lieferanten in Übereinstimmung mit diesen Standards zu überprüfen. 

Wir verpflichten uns, diese Standards ständig zu überprüfen und zu aktualisieren. Daher kann dieses Dokument von Zeit zu Zeit geändert werden. 

Der Inhalt dieser Standards ergänzt und beeinträchtigt in keiner Weise die Rechte und Rechtsmittel von Odgers Berndtson aus den jeweiligen Verträgen mit den einzelnen Lieferanten, sofern solche bestehen. Im Falle einer Nichteinhaltung der Anforderungen dieser Standards oder eines Vertragsbruchs behalten wir uns das Recht vor und es liegt in unserem alleinigen Ermessen, die Rechte aus diesen Standards, dem jeweiligen Vertrag und/oder den örtlichen Gesetzen und Vorschriften auszuüben. 

Die Nichteinhaltung oder das Versäumnis, die Anforderungen dieser Standards zu erfüllen, kann einen Vertragsbruch darstellen. Im Falle eines Konflikts oder einer Unklarheit zwischen einer Bestimmung dieser Standards und den Bestimmungen eines einschlägigen Vertrags mit einem Lieferanten haben die Bestimmungen dieses Vertrags Vorrang.