Intégration virtuelle : cinq conseils pour les dirigeants qui se joignent à une nouvelle organisation (à partir de la maison)

09 juin 2020

Intégration virtuelle : cinq conseils pour les dirigeants qui se joignent à une nouvelle organisation (à partir de la maison)

Se joindre à une nouvelle organisation est un défi de taille, même dans les meilleures circonstances. Vous devez vous familiariser avec les opérations, vous adapter à la culture, rencontrer de nouvelles personnes et de nouveaux clients et gérer des relations très nuancées avec les autres dirigeants, votre conseil d’administration et vos subordonnés directs.

Même lorsque vous n’êtes pas littéralement inondé d’informations, une intégration est presque toujours une étape exigeante et épuisante. Et, en ce moment, elle doit se dérouler presque entièrement virtuellement. 

Vous vous doutez déjà que ce sera tout un défi qui vous demandera une bonne dose d’énergie. Vos journées vous sembleront longues et vous ne saurez pas toujours si vous faites bien les choses. Mais vous devez avoir confiance en votre expertise et en vous-même et prendre en main votre intégration.

Pour vous aider, nous avons interrogé des dizaines de cadres supérieurs nouvellement embauchés, de présidents de conseil d’administration et d’accompagnateurs de dirigeants afin de savoir ce qui a fonctionné pour eux et les erreurs qu’ils ont commises et pour qu’ils nous fassent part de leurs conseils sur la meilleure façon d’exceller dans un nouveau rôle.

Voici cinq éléments clés à prendre en compte lorsque vous vous préparez à occuper un nouveau poste de direction. 

1. Établissez rapidement des priorités

« La meilleure façon de connaître du succès lors des six premiers mois de votre mandat est d’établir rapidement des priorités », déclare Eric Beaudan, accompagnateur de dirigeants et chef mondial de la pratique Leadership d’Odgers Berndtson. Et, bien que vous ne puissiez évidemment pas faire cela seul, vous pouvez le faire virtuellement.

L’essentiel est de prendre le temps d’écouter les principaux intervenants, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre organisation, lors de vos premières semaines ou même avant votre date officielle d’entrée en fonction, si cela est possible. Vous pensez peut-être connaître vos objectifs stratégiques parce qu’il en a été question au cours des entrevues, mais le moment est venu de vous assurer que vous avez bien compris. Vous devez consacrer cette période à poser beaucoup de questions et à laisser les autres parler. 

Commencez par établir un plan de match en vue de faire le point sur l’organisation, les clients, les membres du conseil d’administration et les associations professionnelles importantes. Trouvez un équilibre entre ratisser large et prioriser les intervenants les plus importants. Vous voudrez parler à plusieurs personnes chaque jour en dehors de votre équipe de direction et de vos subordonnés directs.

Et, comme les appels vidéo sont épuisants, vous devrez vous préparer. En vue de chaque appel, préparez des questions clés afin de connaître les domaines d’expertise de vos interlocuteurs et de savoir ce qu’ils pensent être les plus importantes occasions. Vous voudrez également prendre le temps de vous renseigner sur eux en tant qu’individus. Posez-leur des questions personnelles sur leur vie, sur le poste qu’ils occupent au sein de l’organisation et sur la culture de celle-ci. 

Que vous envisagiez de travailler à distance ou sur place dans le futur, l’établissement de relations solides constitue une part importante de la réussite. Commencez donc ce processus dès le premier jour.

Désirez-vous en savoir plus sur les questions à poser et la manière d’établir des priorités? Lisez l’article Ask and Listen: Engage stakeholders early and set the tone for your leadership.

2. Élaborez un plan pour votre nouvelle équipe

La plupart des dirigeants avec lesquels nous avons parlé s’entendent pour dire que la constitution d’une équipe solide est la clé du succès au cours des 18 premiers mois, mais l’évaluation des personnes et l’harmonisation des objectifs peuvent être difficiles à réaliser virtuellement. Il se peut également que vous ayez été engagé pour prendre des décisions difficiles au sujet d’une restructuration et de licenciements dès le début de votre mandat. Si tel est le cas, vous devrez agir rapidement.  

Prévoir un suivi régulier avec vos subordonnés directs vous permettra d’établir une bonne communication avec eux et d’harmoniser les attentes de chacun. Mais les entretiens individuels virtuels ne vous donneront peut-être pas une image complète de leur style de travail ou de leurs compétences. Il serait bon d’envisager d’utiliser un outil d’évaluation objectif pour recueillir les opinions d’autres collègues de l’organisation.

Il peut également être utile de procéder à une évaluation du leadership à 360 degrés ou psychométrique formelle avec l’aide des RH ou d’un fournisseur externe. Les outils d’évaluation peuvent aider à donner une image plus objective des points forts des membres de l’équipe et à désigner ceux qui possèdent le profil voulu pour gravir les échelons.

En ce qui concerne la consolidation d’équipe, Mary Driscoll et Michael Watkins, experts en leadership, suggèrent dans l’article Onboarding a New Leader Remotely d’essayer un programme simplifié d’intégration virtuelle et de mettre en place un « processus structuré pour établir un rapprochement et un rapport entre un dirigeant et l’équipe dont il a hérité ». Un facilitateur externe peut aider à animer les conversations afin d’en tirer des idées et des occasions. 

Pour plus d’idées sur l’évaluation de votre équipe, vous pouvez lire The Incumbent Trap: How do you know if you have the right team in place?

3. Ne négligez pas votre conseil d’administration

Si vous êtes un nouveau PDG ou directeur financier, ou si vous faites partie d’une équipe de direction pour la première fois, le premier conseil que donnent les dirigeants et les administrateurs expérimentés est de donner la priorité à votre conseil d’administration.

Apprendre à connaître votre président et votre conseil d’administration sera essentiel pour établir les bonnes priorités et élaborer un plan tourné vers l’avenir efficace. Bien que cela puisse ne pas sembler prioritaire au début de votre intégration, il vous appartient de tisser ces relations et de vous adapter.

Bien que le conseil d’administration soit là pour gouverner, les administrateurs peuvent également vous offrir un regard critique, un mentorat et du soutien. C’est particulièrement le cas au moment où vous entrez en fonction dans un nouveau poste, une situation dans laquelle vous pouvez vous sentir seul, et ce, maintenant plus que jamais, alors que vous devez vivre l’intégration depuis votre bureau à domicile.

Si votre conseil d’administration ne prend pas les devants pour offrir son temps, il vous appartient de communiquer avec lui et de prendre rendez-vous afin de tenir des discussions informelles. Tisser des relations solides avec les administrateurs est peut-être la chose la plus importante en ce moment, alors assurez-vous de leur parler régulièrement, d’en apprendre davantage sur leur expertise et de découvrir comment ils peuvent vous soutenir.

Êtes-vous PDG ou directeur financier pour la première fois? Lisez Getting What You Need from Your Board pour obtenir plus de conseils de la part de présidents de conseils d’administration et de PDG qui sont passés par là.

4. Restez concentré

Une intégration virtuelle est une expérience unique que peu de dirigeants ont eu l’occasion de maîtriser.  Pour gérer à la fois la pression du quotidien à la maison et celle de l’intégration virtuelle, vous devrez être incroyablement résistant, agile et concentré.

Jusqu’à présent, nous vous avons recommandé de passer beaucoup de temps à parler avec les autres, à poser des questions et à être visible, mais vous ne pourrez y arriver que si vous savez doser vos efforts, en prenant le temps de réfléchir, de respirer et de vous ressourcer. Si vous avez l’impression de manquer de temps, la pratique de la pleine conscience peut être un moyen très efficace d’exploiter votre énergie de la meilleure façon possible, quel que soit l’endroit où vous travaillez.

De nombreux dirigeants et accompagnateurs qui misent sur la pleine conscience recommandent de prendre des pauses tout au long de la journée pour s’y exercer. Même une séance quotidienne de 10 minutes peut vous aider à rester concentré sur les tâches urgentes et à augmenter votre niveau d’énergie. Plusieurs choses peuvent vous distraire pendant le processus d’intégration. On peut penser entre autres aux distractions de la vie quotidienne à la maison comme les enfants, les animaux domestiques et à d’autres obligations.

Réserver quelques minutes toutes les deux heures dans votre emploi du temps pour respirer et vous remettre à zéro peut offrir de formidables avantages sur les plans physique et mental qui vous aideront à être un dirigeant plus efficace.

Souhaitez-vous en savoir plus sur la façon dont la pleine conscience peut aider à l’intégration? Lisez notre discussion avec Jacqueline Carter, experte en leadership et en pleine conscience.

5. Trouvez un accompagnateur

Être le nouveau dirigeant d’une organisation peut se révéler une expérience solitaire, même dans les meilleures circonstances. S’intégrer pendant une crise ou en période de changement radical peut rendre encore plus difficile la recherche d’alliés et de personnes de confiance, surtout lorsque la plupart des gens travaillent à domicile. Nous vivons une époque sans précédent et il est plus important que jamais de demander du soutien et un accompagnement pendant votre cheminement.

D’autres dirigeants de l’industrie, d’anciens collègues, des amis et même des recruteurs de dirigeants peuvent offrir des conseils et une orientation utiles en ce moment. Cependant, vous pouvez aussi envisager de recourir à un accompagnateur professionnel certifié pour vous aider à réfléchir à vos préoccupations initiales et à élaborer un plan d’intégration et pour agir comme caisse de résonance objective au moment où vous en avez le plus besoin.

Un accompagnateur peut être un conseiller de confiance pendant cette transition, apporter un point de vue extérieur sur l’organisation et la dynamique de l’équipe et mettre en place un processus infaillible pour suivre le progrès réalisé par rapport aux principaux objectifs et défis. Un accompagnateur de dirigeants peut également vous aider à orienter votre développement et l’impact de votre leadership.

L’équipe de la pratique Leadership d’Odgers Berndtson offre un soutien virtuel aux dirigeants depuis une décennie et elle a créé un nouveau processus d’intégration virtuel pour aider les dirigeants et les équipes en transition. Vous trouverez plus d’informations sur le service d’encadrement de dirigeants, les trousses virtuelles de perfectionnement des équipes et les autres services d’intégration offerts par Odgers Berndtson ici.