La surcharge numérique entraîne l’épuisement professionnel, du stress, une baisse de productivité et d’autres problèmes. Voilà une excellente raison de mettre la technologie de côté pour mieux reprendre le contrôle!

Nous sommes plus branchés que jamais auparavant. Qu’il s’agisse des applications de courriel ou de messagerie, des programmes de gestion du flux de production numérique ou encore des outils organisationnels, des appels vidéo ou des réunions virtuelles, il est évident que nos journées de travail sont régies par un contact permanent avec les appareils numériques.

Et ça ne s’arrête pas là. Même s’il y a peu de doutes sur le fait que les technologies numériques ont considérablement transformé les environnements de travail, ces mêmes technologies ont, en raison de leur nature portative, créé une culture où de nombreuses personnes se sentent obligées de travailler jour et nuit. Pour certains d’entre nous, cette compulsion est devenue une dépendance.

Combattre l’épuisement professionnel

Il a beaucoup été question ces dernières années de la surutilisation par les cadres, mais aussi par leurs collègues et par les employés eux-mêmes, des appareils numériques (notamment pour le courriel, la messagerie texte ou la messagerie instantanée) à toute heure du jour ou de la nuit, et même durant la fin de semaine, les vacances et les séances de formation.

Retour à l’expéditeur

L’Allemagne est un des pays à l’avant-garde du mouvement de « déconnexion » numérique, ou du moins de la réduction du recours au numérique. À titre d’exemple, IBM Allemagne bloque les courriels de ses employés de 20 h à 6 h. À la fin de 2017, Uwe Hück, directeur du comité d’entreprise du fabricant de voitures allemand Porsche et vice-président du conseil de surveillance de Porsche, indiquait que les employés de la société devraient être à l’abri des courriels liés au travail durant leurs temps libres, et que toute correspondance envoyée entre 19 h et 6 h devrait être « retournée à l’expéditeur. »

M. Hück ajoutait que « lire des courriels de son patron et y répondre en dehors des heures de travail représentent des tâches non payées qui augmentent le stress – c’est tout simplement inacceptable. »

D’autres entreprises réputées, comme Volkswagen, BMW et Daimler en Allemagne ainsi qu’Areva et Axa en France, ont également pris ces questions de front et adopté des mesures pour limiter l’envoi de messages en dehors des heures de travail afin de réduire l’épuisement professionnel chez leurs employés. D’ailleurs, Daimler est en quelque sorte une pionnière à ce chapitre – dès 2014, elle a mis sur pied une politique de blocage des courriels pour ses employés qui sont en vacances. Pourtant, d’autres entreprises, et d’autres pays, hésitent encore à embrasser la culture de « déconnexion » numérique.

États d’urgence

Aux États-Unis, les employeurs s’attendent à ce que leurs employés répondent à leur téléphone mobile ou à leurs courriels jour et nuit, ou l’exigent carrément. Et vu l’environnement actuellement axé sur les besoins des employeurs aux États-Unis, il semble peu probable qu’une législation gouvernementale proactive soit bientôt appliquée à l’échelle nationale pour réduire la dépendance au numérique.

Toutefois, à l’échelle locale, la situation évolue. En mars 2018, le conseil municipal de New York a déclaré envisager l’adoption d’une loi qui interdirait aux employeurs d’exiger que leurs employés restent disponibles pour répondre à leurs courriels après les heures de travail. Comme l’a mentionné un commentateur : « Prendre une telle mesure dans cet environnement de bourreaux de travail que représente New York, un énorme carrefour mondial de la finance et des médias qui se vante d’être “la ville qui ne dort jamais”, pourrait s’avérer extrêmement difficile. Ce projet fera sans aucun doute l’objet d’une féroce opposition de la part de la communauté des affaires de la ville, si jamais il devait se rendre jusqu’au stade de l’approbation. »

En tout état de cause, la recherche de l’équilibre entre le besoin allégué de rester branché en tout temps et les répercussions de l’inaction dans ce domaine est à l’origine du statu quo actuel.

Besoin de repos

Or, d’autres effets secondaires plus importants découlent du fait d’éviter la « déconnexion » numérique ou d’ignorer ce besoin, estime Emma Donaldson-Fielder : « Le corps et l’esprit n’ont jamais l’occasion de se reposer. Cela signifie que ces personnes sont “toujours sur le qui-vive”, ce qui peut endommager leurs fonctions mentales et physiques. »

Prévenir la surcharge numérique est devenu un élément clé des programmes axés sur le bien-être des employés, et le concept de « désintoxication numérique » est à l’ordre du jour de nombreuses équipes de direction et organisations. La société Virgin Management, qui appuie la famille Branson et la croissance de la marque Virgin en assurant le développement et la viabilité des entreprises Virgin, suspend tous les courriels pendant deux heures chaque semaine, et aucun accès n’y est autorisé durant cette période. Les employés sont plutôt invités à communiquer avec leurs collègues, à se lever de leur bureau et à simplement prendre une pause.

« Certains pays et organisations essaient de gérer les problèmes par l’intermédiaire de lois, de politiques et de mandats », ajoute Mme Donaldson-Fielder.

« Il pourrait toutefois s’avérer plus bénéfique de soutenir les employés en les sensibilisant davantage et en les aidant à mieux contrôler leur utilisation des technologies plutôt que de réduire ce contrôle au moyen de mandats universels. »

Les entreprises ne peuvent plus ignorer cet enjeu au détriment du bien-être de leurs employés, et il appartient aux dirigeants de s’y attaquer. « Pour les cadres et les hauts dirigeants, explique Mme Donaldson-Fielder, les exigences et les attentes sont potentiellement plus grandes, donc il est encore plus important qu’ils trouvent eux-mêmes des façons de déconnecter – autant pour assurer leur propre bien-être que pour devenir des dirigeants plus efficaces. »

« Pour exercer un bon leadership, les dirigeants doivent être soient pleinement présents dans leurs interactions avec les autres afin d’établir des relations de nature à inspirer et à appuyer les gens. Il est donc particulièrement important qu’ils mettent la technologie de côté non seulement pour prendre une pause, mais aussi pour prendre le temps de vraiment connaître les autres. »

« Pour éviter la surcharge numérique, vous devez absolument avoir conscience des effets de la technologie sur votre entreprise. En sensibilisant les dirigeants et les employés à cet enjeu, il est possible de profiter des avantages sans subir les inconvénients. »

Conseils de haut niveau en matière de santé numérique

Mme Donaldson-Fielder estime que les dirigeants doivent prendre des mesures essentielles pour s’assurer qu’eux-mêmes et leurs employés évitent l’asservissement au numérique :

1. Ayez conscience de votre utilisation des médias et des technologies numériques – réfléchissez à la façon de profiter des avantages sans subir les inconvénients.

2. Pensez aux répercussions de votre propre utilisation de la technologie sur vos subalternes : communiquez des attentes claires et prêtez attention à l’image que vous projetez à titre de modèle. Par exemple, évitez d’envoyer des messages en dehors des heures de travail puisque cela donne aux gens l’impression qu’ils doivent y répondre même s’ils ne sont pas au travail.

3. Mettez de côté toutes les technologies lorsque vous arrivez à une réunion ou que vous discutez avec quelqu’un. Soyez « pleinement présent ».

4. Désactivez les notifications poussées et les indicateurs « point rouge » afin de décider vous-même du moment où vous regardez vos messages plutôt que de les vérifier compulsivement parce que vous recevez des notifications.

5. Réservez-vous du temps loin des appareils numériques durant la semaine pour vous permettre de décrocher complètement.

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