Déclaration de confidentialité - Canada

1. Notre engagement envers la protection de la vie privée et des enseignements personnels

Chez Odgers Berndtson, nous respectons le caractère privé et confidentiel des renseignements personnels communiqués par des candidats potentiels ou en leur nom, par nos clients qui recrutent de tels candidats et par toutes parties externes qui nous aident dans le processus de recherche en nous fournissant des références et autres renseignements pertinents. Nous nous engageons à maintenir confidentiels les renseignements que vous nous communiquez, que ce soit par Internet, par téléphone ou à l’une de nos succursales et bureaux. De tels renseignements ne seront utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils auront été recueillis. La Politique en matière de confidentialité explique la manière dont Odgers Berndtson recueille, utilise, divulgue et protège les renseignements personnels que nous obtenons.

2. Que sont les renseignements personnels ?

Les renseignements personnels représentent toute information à votre sujet en tant qu’individu identifiable et comprennent des informations en ce qui a trait à votre nom, adresse, âge, sexe, revenu, statut matrimonial, situation financière, santé, conditions d’emploi et régime de rémunération et antécédents de travail et de rémunération, de même que vos références personnelles et numéros d’identification (comme un numéro d’assurance sociale).

3. Principes importants pour assurer votre protection

Notre Politique en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels repose sur les principes clés suivants :

Collecte et utilisation des renseignements personnels – Que ce soit avant ou pendant que nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet, nous vous expliquerons à quelles fins nous entendons les employer. Nous limiterons la collecte de renseignements personnels aux renseignements dont nous avons besoin pour ces fins et nous n’utiliserons ces renseignements qu’à ces fins. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à toute autre fin, nous demanderons votre consentement préalable.

Divulgation des renseignements personnels – Nous ne pouvons communiquer vos renseignements personnels à des clients qu’avec votre consentement, et à d’autres parties que lorsque nous en sommes tenus par la loi.

Protection des renseignements personnels – Nous protégerons les renseignements personnels que nous obtiendrons à votre sujet au moyen de mesures de sauvegarde et de sécurité appropriées. Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins que nous détaillons par la présente, sauf disposition contraire de la loi.

Accès aux renseignements personnels et exactitude des renseignements – Nous vous donnerons accès aux informations personnelles que nous conservons à votre sujet. Nous vous donnerons l’occasion de mettre à jour les informations personnelles que nous conservons pour vous assurer de leur exactitude.

Responsabilisation envers vos inquiétudes relatives à la protection de la vie privée et des renseignements personnels et transparence de notre approche – Nous vous expliquerons les options de refus ou de retrait du consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels qui vous seront offertes, et nous consignerons et respecterons vos choix. Nous examinerons vos inquiétudes et répondrons à toute question que vous aurez sur quelconque aspect du traitement de vos informations personnelles.

Les sections qui suivent répondent à la plupart des questions que vous pourriez avoir relativement à la façon dont nous observons ces principes importants et nous nous tenons à votre disposition et responsabilisés envers vous.

4. Raisons pour lesquelles nous vous demandons vos renseignements personnels

Si vous êtes un candidat, nous vous demandons des renseignements pour étudier vos qualifications et vos intérêts pour vous référer ensuite soit à un client en particulier, pour un poste précis, soit à d’autres clients qui pourraient retenir nos services pour recruter une personne dont les intérêts et les qualifications s’apparentent aux vôtres. Au moment de nous communiquez ces renseignements, vous devrez nous donner votre consentement pour que nous puissions les fournir à ces clients. Ce consentement est optionnel et vous pouvez le retirer en tout temps. Veuillez vous référer à la section 7 de la présente Politique, Comprendre vos options.

Si vous êtes un client qui a retenu les services de Odgers Berndtson pour recruter des candidats pour votre organisation, nous vous demandons des renseignements afin d’être en mesure d’effectuer des recherches appropriées et de discuter de vos besoins, de vos attentes, de la culture de votre entreprise et d’autres questions pertinentes avec des candidats potentiels.

Si vous servez de référence à un de nos candidats, nous vous demandons de répondre à des questions précises pour nous permettre de confirmer la validité des renseignements dont nous disposons sur notre candidat et de découvrir ses compétences et son expérience relatives au rôle en question, afin d’aider nos clients dans leur processus de sélection.

5. Façon dont nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet

Si vous êtes un candidat, la plupart des renseignements que nous recueillons proviennent directement de vous. Nous pourrions également obtenir des renseignements personnels à votre sujet par des tiers et par des recherches sur des sites Web accessibles au public pour nous faciliter l’évaluation de votre admissibilité et de la pertinence de votre candidature pour des postes pour lesquels nous recrutons au nom de nos clients.

Nous nous efforçons continuellement de protéger la vie privée et les renseignements personnels de nos candidats et de nos clients. Toutefois, nous comprenons que vous pourriez choisir de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels et nous consignerons et respecterons vos choix. Veuillez être avisés que ces préférences pourraient faire en sorte que nous ne soyons pas en mesure de vous présenter à nos clients comme candidat pour un poste en question.

6. Quand nous communiquons vos renseignements personnels

Nous ne communiquons vos renseignements personnels à des parties externes à Odgers Berndtson que dans les circonstances suivantes :

Avec votre consentement – Nous ne communiquerons vos renseignements personnels à nos clients qu’avec votre consentement préalable.

Lorsque la loi l’exige ou le permet – Dans certaines circonstances, la loi pourrait exiger ou permettre à Odgers Berndtson de divulguer vos renseignements personnels à votre insu et sans votre consentement spécifique. Par exemple, de tels renseignements pourraient être divulgués à la demande de se conformer à une assignation à comparaître, à un mandat ou une ordonnance d’un tribunal, ou à la demande d’un organisme gouvernemental qui peut exercer son autorité légitime pour obtenir ces renseignements.

Dans des circonstances exceptionnelles, nous pourrions devoir divulguer vos renseignements d’identification personnelle si nous estimons, de bonne foi, que la divulgation est par ailleurs nécessaire ou recommandée pour protéger les intérêts de Odgers Berndtson. Nous nous assurerons de la réelle nécessité de toute divulgation suggérée selon les circonstances et veillerons à divulguer uniquement les renseignements requis.

En aucun cas nous ne vendons de renseignements personnels à d’autres organismes.

7. Comprendre vos options

Nous vous expliquerons les options de refus ou de retrait du consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels qui vous seront offertes, et nous consignerons et respecterons vos choix. Dans bien des cas, vous êtes libre de refuser ou de retirer votre consentement en tout temps. Vous pourrez le faire en nous écrivant à l’adresse courriel ci-haut. Notre personnel se fera un plaisir de vous expliquer vos options et toute incidence potentielle qu’aurait le refus ou le retrait de votre consentement sur votre recherche d’emploi et il consignera vos options. À quelques exceptions près, vous pouvez modifier vos options en tout temps.

8. Façons dont nous protégeons vos renseignements personnels

Odgers Berndtson emmagasine et traite vos renseignements personnels dans le serveur national de Odgers Berndtson Canada, situé en Ontario, moyennant des mesures de sauvegarde technologiques telles que des logiciels et des pare-feu de sécurité à l’épreuve du piratage ou d’un accès informatique non autorisé. Des mots de passe et des politiques de sécurité internes sont également employés.

Odgers Berndtson est présent en Amérique du Nord, en Europe, en Amérique Latine, en Asie, en Afrique et au Moyen-Orient. En tant que candidat potentiel, nous désirons vous offrir le plus haut standard de service possible. Nous pourrions transmettre vos renseignements personnels à nos autres bureaux au Canada, ainsi qu’à notre réseau international. Nous ferons tout en notre possible pour nous assurer que les autres bureaux de Odgers Berndtson, ainsi que nos clients, qui sont régis par notre politique en matière de confidentialité, s’engagent à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels et à ne pas les utiliser à des fins non autorisées. Dans le cas d’une demande de nature juridique, nous nous assurerons de la validité de cette demande et ne divulguerons que les renseignements requis par la loi.

Nous pouvons également fournir des renseignements à de tiers fournisseurs de services qui traitent les informations en notre nom et qui nous aident à exécuter certaines de nos activités internes, y compris la distribution de courrier électronique, les services informatiques et les services à la clientèle. Nous ne transférons des données à l’extérieur du Canada que lorsque nous sommes satisfaits que des niveaux de protection adéquats soient en place pour protéger les données, ou que le fournisseur respecte en tout temps les lois applicables sur la vie privée. Nous prenons les moyens pour assurer que les renseignements personnels traités à l’étranger reçoivent au moins le même niveau de protection des données à celui offert au Canada.

Nous ferons régulièrement vérifier nos procédures et nos mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont administrées convenablement et qu’elles demeurent efficaces et appropriées.

Nous ne conserverons vos renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’ils nous seront nécessaires pour les raisons qui auront justifié leur collecte ou que nous en serons tenus par la loi. Cette période pourrait se poursuivre après la fin de votre relation avec nous, mais seulement pour la durée qui nous est nécessaire par la loi, pour posséder suffisamment de renseignements afin d’être en mesure de répondre à toute situation qui pourrait survenir à une date ultérieure. Lorsque vos renseignements personnels ne seront plus nécessaires ou requis, nous disposons de procédures pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir en une forme anonyme.

9. Votre droit d’accès à vos renseignements personnels

Nous vous donnerons accès aux renseignements dont nous disposons à votre sujet. Nous permettrons un tel accès en contactant notre Agent du service de la protection de la vie privée chez Odgers Berndtson. Nous vous informerons à l’avance si des frais minimums seront requis pour effectuer la recherche et nous répondrons rapidement à votre demande ou, tout au plus, dans les 30 jours suivants votre demande, à moins d’indication contraire.

Veuillez noter que nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir des renseignements à votre sujet de nos registres si ces renseignements comportent des références à d’autres personnes, sont protégés par le privilège juridique, comportent des renseignements qui appartiennent à Odgers Berndtson ou qui ne peuvent être divulgués pour d’autres motifs juridiques. Pour toute question relative aux décisions prises, nous vous communiquerons les motifs de ces décisions.

10. Maintien de l’exactitude de vos renseignements personnels

Nous vous donnerons l’occasion de maintenir l’exactitude et la mise à jour de vos renseignements personnels. Posséder des renseignements exacts à votre sujet nous permet de vous offrir, ainsi qu’à nos clients, le meilleur service possible. Vous pouvez nous y aider en nous tenant informés de tout changement dans votre situation. Si vous remarquez quelconque erreur dans les renseignements que nous avons à votre sujet, veuillez nous en informer. Nous apporterons les modifications nécessaires aussi rapidement qu’il sera raisonnablement possible et nous veillerons à ce qu’elles soient transmises à toute personne qui aurait pu être mal informée. Pour les renseignements qui demeurent controversés, nous noterons votre opinion dans notre registre.

Contact

Pour tout renseignement sur quelconque aspect de notre Politique en matière de confidentialité, veuillez contacter l’Agent du service de la protection de la vie privée chez Odgers Berndtson : canadianprivacyofficer@odgersberndtson.com

Odgers Berndtson
200 rue Bay 
Suite 3150
Toronto (Ontario)
M5J 2J3

Pour consulter la déclaration de confidentialité du site Web mondial d’Odgers Berndtson, rendez-vous au www.odgersberndtson.com/fr-ca/politique-de-confidentialité