Cómo gestionar la comunicación

02 oct. 2011

Cómo gestionar la comunicación

Soy el director de recursos humanos de una multinacional que tiene el encargo de adaptar y hacer evolucionar la organización actual para acometer el nuevo plan estratégico. Tengo un proyecto complejo en el que la comunicación y la gestión de la información desarrollarán un papel vital durante todo el diseño de la nueva organización y su implantación. ¿Qué aspectos clave tengo que considerar para gestionar correctamente este cambio organizativo, sobre todo en lo que afecta a las personas? F. R. Barcelona.

RESPUESTA. La primera reflexión se centra en la importancia del cambio organizativo. Tenga en cuenta que un buen diseño organizativo no le garantiza el éxito en la consecución de su estrategia, sin embargo, una buena implantación sí será un factor decisivo para el éxito. Focalice sus esfuerzos en implantar con éxito la organización diseñada. Tenga presentes seis aspectos clave:

  1. Involucre a las personas clave. Haga que participen en los cambios; busque el consenso, pero no se pierda en discusiones eternas. Necesitará un equipo directivo cohesionado para poner en marcha una nueva estrategia, y necesitará que ese proceso esté plenamente impulsado desde la alta dirección para conseguir el empuje necesario para transformar su organización actual.
  2. Defina mensajes positivos. Evite que cunda el sentimiento de que cambiamos la organización porque las cosas no funcionan correctamente. Potencie los aspectos positivos y la nueva etapa. Enfatice el hecho de que cambiamos la organización para adaptarnos a una nueva estrategia y contexto de mercado.
  3. Comunique los cambios. Es el factor más importante para la implantación de su nueva organización. Evite que su equipo directivo especule sobre sus futuras posiciones o movimientos organizativos. Gestione tanto la comunicación individual como la grupal y asegúrese de que las personas clave entienden los movimientos, la necesidad de los cambios y el redimensionamiento de los equipos. Necesitará prevalidar con las personas clave el tipo de comunicación a difundir para fomentar su implicación.
  4. Siga su hoja de ruta. Es importante que identifique todas las acciones a realizar en la implantación, diferenciando las tareas urgentes y las prioritarias. No deje ningún aspecto a la improvisación y ataque todas las acciones necesarias para implantar su nueva organización con tiempo suficiente para poder gestionarlas. Necesitará conseguir pequeños éxitos al inicio para incrementar la motivación del equipo.
  5. Gestione el cambio a través de un equipo dedicado exclusivamente a la gestión de la transformación organizativa, que trabaje con las personas clave y que invierta el tiempo necesario con aquellas personas más "conflictivas" o más afectadas para facilitar su adaptación. Este equipo deberá consolidar todos los avances realizados y retroalimentar continuamente su nueva organización para corregir rápidamente los pequeños desajustes que surjan.
  6. Premie a su equipo. A través de un nuevo modelo de retribución que facilite la implantación organizativa. Incluya también algunos objetivos ligados al cumplimiento de las funciones de formación y desarrollo de personas. Potenciará que su plantilla se desarrolle profesionalmente.

Controlando estos aspectos tendrá grandes posibilidades de implantar con éxito su nueva organización.

- Vicente Segura, Director de Odgers Berndtson