Privacy Policy - Politique de confidentialité

(Pour consulter notre politique de confidentialité en Français, cliquez ici svp)

This policy explains how we process personal data within our global businesses delivering search, consulting and assessment services, including how it affects our websites: www.odgersberndtson.com, www.odgersberndtson.ca and www.odgersinterim.ca

Who we are

We are Odgers Berndtson Canada Inc.,  operating as Odgers Berndtson Canada, Odgers Berndtson Ottawa, Odgers Berndtson Montreal and Odgers Interim Canada. Details of Odgers Berndtson firms are set out at the end of this policy document. Further information about our firm and our global offices can be found by clicking here

Odgers Berndtson ("we", "us") is committed to keeping your information secure and managing it in accordance with our legal responsibilities, under the privacy and data protection laws applicable wherever we operate in the world, as well as the General Data Protection Regulation (Regulation (EC) 2016/679 (“GDPR”) in the European Union (“EU”).

Our standards exceed those of the Association of Executive Search and Leadership Consultants, of which we are a member.

We keep this Privacy Policy under regular review and update it from time to time.

This policy was last updated in June 2018. Please review this policy periodically for any changes.

Who this policy applies to

We provide executive search, assessment and leadership services, interim managers and independent consultants (“our services”) to a range of clients throughout the world. Details of our services can be found elsewhere on this website or those listed above. Details of our services can be found elsewhere on this website or those listed above. This policy applies to you whether you are a candidate for one of our clients, an individual we are assessing as an employee of one of our clients, a client or whether you are a source or a referee in respect of a candidate or an employee of one of our clients.

Additionally, this policy will apply to you if you attend one of our events or have subscribed to receive information about our services or any of our marketing materials such as our regular newsletter OBSERVE.

For the purposes of this policy:

candidate(s) means an individual who is a candidate, applicant, potential candidate, employee of a client;

client(s) means any, business, firm, organization, government body or individual that mandates us to perform any of our services;

a referee is a person who provides a personal or work reference in respect of a candidate and;

a source is a person who provides us with information or intelligence about a candidate.

Quick Access

To make it easier to use our Privacy Policy, please click on the links below:

Section 1 - Gathering Information

Section 2 - How we use your personal data

Section 3 - The type of personal data we collect and process

Section 4 - What we do

Section 5 - Sensitive data

Section 6 - Local agreements

Section 7 - Your right to object and to have your data erased

Section 8 - Newsletters and other communications

Section 9 - Satisfaction surveys

Section 10 - Providing information to others

Section 11 - Third parties

Section 12 - Keeping information secure

Section 13 - Information about others

Section 14 - Keeping your records

Section 15 - Access rights

Section 16 - About our websites

Section 17 - Updating your account and preferences

Section 18 - Analytics

Section 19 - Cookies

Section 20 - Third party websites

Section 21 - Complaints procedure

Section 22 - Contacting us

Gathering information

Our clients expect that we identify the best individuals to fill roles within their organizations. So, we need to research systems, online databases and other information sources, and talk to many individuals. Besides our clients, these will include referees and sources to help inform our decision-making process.

The nature of our work means we are required to process personal data quickly, confidentially and often without reference to the data subject. Accordingly, we process such data in accordance with the Data Protection Laws, regularly using our legitimate interest where it is not possible or feasible to speak directly with the data subject. Beyond this, we will seek consent in the circumstances explained later in this policy document.

We collect information from candidates directly when you upload your CV or resume to our candidate portal or when you send this to us via email or post. We also collect information from you when you speak with an Odgers Berndtson employee in any office around the world.

How we use your personal data

Candidate

We use the personal data we collect from you for a number of purposes:

  • Processing job applications, in partnership with our clients, on whose behalf we are instructed to help fill a job vacancy. This means that if you apply for a specific job, we may pass your details to the relevant client to proceed with the application. As a result, you may receive further direct correspondence from them.
  • Searching for relevant candidates for confidential recruitment assignments where our client is not initially named. This means that if we believe you are suitable for a specific role, we may pass your basic details on to the relevant client. If that client agrees that you might be suitable, we will then discuss this with you in more detail. You might be interviewed for the role by one of our consultants. If successful, you might be shortlisted for interview by our client. At this point, we will pass further details to the client and you may receive further direct correspondence from them.
  • From time to time, we conduct mapping or research exercises on behalf of our clients. This is to enable them to understand a particular market. Here, we may include certain aspects of your personal data. You will not be contacted by any third party about this unless we first obtain your consent.
  • For the performance of a contract, we have concluded with you as an individual, most likely an assessment or coaching programme.
  • For equality monitoring purposes, to understand the diversity of our applicant pool, but only if admissible under the applicable law. (This information is anonymized and aggregated).
  • Improving the service we offer. For example, you may be asked to complete one of our online satisfaction surveys.
  • For marketing purposes to send you information on our services, white papers, newsletters, events and so forth. Please note you may opt out from receipt of marketing materials at any time by writing to us.

We will only use your information in accordance with this Policy, or where we are required or authorized by law to disclose your information to others or, have your permission to do so.

Please be aware that we are not responsible for the data processing activities of others, such as our clients.

Client

We will use client data to perform our services to you and other legitimate business purposes such as marketing.

Source and Referee

We will use source and referee data to perform our services, in particular, to enable us to obtain your opinions on a candidate.

We may also use this information to enable us to market our services to you as a potential client. We may as well invite you to become a candidate in respect of the provision of our services.

The type of personal data we collect and process

In all cases, we collect and process personal data about you, including your name, address, telephone number and email address.

Candidate

If you proceed with a job application, or should we consult you about a role, you may be required to submit additional personal data. For example, date of birth, education and career history and curriculum vitae (CV), or resume. Your CV or resume may contain employment history, education, professional qualifications, memberships, details of papers written, references and referees, amongst other things.

Based on your explicit consent, we will also process any relevant psychometric assessments, psychological tests, or results from such assessments or tests.

From time to time, we may ask you to provide information relating to protected characteristics, such as your race or marital status. We do this for equal opportunity monitoring purposes and from time to time online, but only if that’s admissible under local law. This information is always anonymized and aggregated and will not be revealed to third parties without your specific consent.

We might also collect personal data from third-party databases and other public sources.

Client

As well as basic contact information we will also collect information about your role and other information provided to us by your organization.

Source and Referee

As well as basic contact information we will also collect information regarding your credentials as a source, details of your relationship/knowledge of a candidate and your opinions of that individual.  We may obtain this information directly from you or publicly available information.

What we do

For certain roles, we may run an advertisement to which you may respond, either electronically or via mail. Other roles may involve one of our researchers or consultants calling you to discuss the details. Then, we will either inform you verbally that we will process your personal data or send you a Data Privacy Notice.  Both will direct you to this Privacy Policy.

Besides filling particular leadership vacancies, we also process personal data when we conduct market intelligence exercises to map out particular business sectors or functions to help clients understand the available talent.

Sensitive data

From time to time, we will seek your consent to process personal data in respect of certain specific and limited purposes. We will always do this before processing any sensitive personal data: racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, data concerning health or sex life and sexual orientation, genetic and/or biometric data. We encourage you not to provide us with sensitive personal data unless it is specifically requested, and we have your consent.

Local agreements

In certain countries, we will not collect personal data from you unless you have specifically agreed to this. Your agreement might come via an electronic tick-box on our website or other electronic channels, or via other similar measures required by local privacy and data protection laws.

To consult local privacy policies where they apply, please select the relevant country below:

Denmark

Germany

Netherlands

South Africa

Sweden

We may also provide services to our clients in certain countries that entail the assessment and coaching of their employees. Here, depending on the specific assignment, we will either process your personal data to meet the legitimate interests pursued by the client or act on their behalf, in accordance with their instructions. If our services include any psychometric assessments or psychological tests, and we’re not acting on behalf of your employer, we will obtain your specific consent.

In some locations, we provide services to individuals, such as assessment and coaching. Here, we will process personal data for the performance of the contract with you. If our services include any psychometric assessments or psychological tests, we will obtain your specific consent.

Your right to object and to have your data erased

You are not obliged to provide any personal data to us. However, please note that this may mean we will not be able to consider you in respect of any of our services. 

Remember, you may withdraw any consent you have previously given, at any time. Also, you have the right to ask us to stop processing any personal data and to have it erased. 

In these circumstances, we reserve the right to maintain basic personal data such as your name and address. This is to ensure your personal data isn’t processed by us in the future.

Please note that no automated decisions, such as computerized candidate profiling, are made on the basis of the information we collect.

Newsletters and other communications

If you would like to receive one of our newsletters, we will ask you to provide us with your name, email address, job title, company name and country of residence.  

When you have indicated you would like to receive newsletter(s) from us, we may send email alerts and bulletins about our services and any roles that might interest you.

You can unsubscribe from our electronic marketing messages by following the “unsubscribe” instructions included in our communications. Also, you may change your preferences and cease receiving direct marketing from us through your email account settings.

From time to time, we may contact you with updates on our services, terms of business or simply to ensure that the data we hold is current, relevant and up to date.

Satisfaction surveys

If you take part in a user satisfaction survey, we may ask you to provide us with personal data, including your name, email address, and your views and opinions.

Providing information to others

To help us run this website, and to provide executive search services or assessment services in certain countries, we work closely with trusted partners with whom we need to share personal data. These partners include:

  • Other Odgers Berndtson offices around the world have signed up to an Intra-Group Data Transfer Agreement. This enables us to transfer personal data to our international group.
  • Our clients, for whom we provide executive search services.
  • Our clients, for whom we provide assessment and coaching of their employees in certain countries.
  • Prospective clients, where we might need to demonstrate an understanding of a particular market and the individuals that work within it.

We will share information only as anticipated within this Privacy Policy and, wherever appropriate, limit disclosure to information in aggregated form, to avoid or limit identifying you personally.

Where we share information with such a third party, you will not be contacted by them, unless we have obtained your prior consent.

Third parties

We may also provide information to third party service providers who process information on our behalf. This is to help run some of our internal business operations, including email distribution, IT services, and customer services. As part of our agreements with them, these third parties are required to process such data securely and only in accordance with our instructions. 

Your information may also be shared with organizations located elsewhere in the world.  As their privacy laws may not match your home country’s standards, we’ll only make a transfer data if adequate levels of protection are in place to protect any information held in that country, or the local service provider complies with applicable privacy laws at all times.

Where required by law, we will take measures to ensure that personal data handled in other countries will receive at least the same level of protection as in your home country. 

We may sometimes be required to disclose information about you to law enforcement bodies, agencies or third parties, under a legal requirement or court order. We will act responsibly and take account, where possible, of your interests when responding to these requests.

If you are concerned about these arrangements to disclose or share personal data with third parties, you should contact us and ask us not to process your personal data.

Keeping information secure

We invest significant resources to protect your personal data, from loss, misuse, unauthorized access, modification or disclosure. However, no system can be 100% secure, and so we cannot be held responsible for unauthorized or unintended access that is beyond our reasonable control.

Information about others

If you provide us with information about other individuals, like details of a referee or personal contact, you must ensure they’ve agreed to this. We would advise you to keep a record of their agreement and provide them with a copy of, or link to, this Privacy Policy.

Keeping your records

We keep your personal data for as long as required to provide our services, and in accordance with legal, tax and accounting requirements. Where your personal data is no longer required, we will ensure it is disposed of in a secure manner. Where required by law, we will notify you when this has happened.

Access rights

In some jurisdictions, you may have the right to request copies of your personal data held by us. If you think any of that data is inaccurate, you may also ask us to correct it. You may also have a right, in certain circumstances, to require us to stop processing your personal data. Also, you have the right to ask us to transfer your personal data to someone you nominate for your own purposes.

To get in touch with us about any of this, please email or write to us at the address below. Please note that we may request proof of identity. We will respond to your requests within the time frame that applies in the country concerned.

In certain circumstances, in countries where it is required or permitted by law, we might not be able to provide you with access to some of your personal data. Wherever possible, we will notify you of the reasons for this.

About our websites

This Privacy Policy applies to our websites too, where we process personal data within and through this website and our partner websites: www.odgersberndtson.com, www.berwickpartners.co.ukwww.berwicktalentsolutions.com, www.odgersinterim.com, www.odgersinterim.ca, and www.odgersconnect.com.

The primary purpose of our websites is to provide you with information regarding the services provided by the Odgers Berndtson group of companies and consultants. In certain countries, you may use a site to view and apply for jobs.

In some countries, you may be able to set up a user account. You will be asked to register a username and password so you can gain secure access to your account. The Odgers Berndtson branded microsite on which you access your account may be owned separately from this site but obeys all aspects of this Privacy Policy.

We use the personal data we collect from you on our website for additional purposes such as personalizing the look and feel of the website to fit the personal preferences inferred from how you’ve used the site. (See the "Analytics" and "Cookies" sections for more information.)

We may disclose or share personal data with third parties as outlined above to operate the website and provide our executive search services, as well as assessment services in certain countries. If you are concerned about these arrangements, you should not use the website and contact us to ask us not to process your personal data.

Finally, we might also use your data, to help our clients understand who is making use of our website and how their job vacancies are being viewed.

Updating your account and preferences

If you register an account with us, or with a local partner who provides a job application portal on our behalf, please do keep your details up to date, and notify us of any changes to your personal data. You can do this by updating your user preferences through your account login, or by contacting us using the details below.

Analytics

We use analytics tools and cookies on this website to help deliver our online services, identify any service issues, improve our services, provide content tailored to users' personal preferences, and to monitor site traffic and usage.

These tools may be provided by third-party service providers and may include the collection and tracking of certain data and information regarding the characteristics and activities of visitors to our website. We may disclose data, including personal data, to certain third-party services providers in order to obtain such services.

One of these providers is Google Analytics. More information about the ways in which they collect and process your personal data can be found here: www.google.com/policies/privacy/partners

You can opt-out of Google Analytics here: tools.google.com/dlpage/gaoptout

Cookies

Cookies are small computer files which are downloaded onto your device when you browse the web. They collect information about the way in which you navigate and use this website and the wider web. This information may allow us to identify you or your approximate location. Cookies also help us provide you with a more personal experience, like a local version of the website in a local language. Information from cookies also allows us to make improvements to our services.

We only collect "session" cookies, which are not usually stored after your browsing session has ended. These are used to establish your approximate location and to serve up the website in an appropriate language. (IP address collection happens during this process.)

You may delete and block all cookies, or just certain types of cookies, via your browser settings. However, if you choose to block or delete cookies, this may affect the functionality of the website.

Third party websites

This Policy only applies to this website. If you land on our site from other websites or move to other ones from our website, you should read their separate privacy policies.

Complaints procedure

If you have a complaint about how we have handled your personal data, contact us using the details below, and we will investigate your complaint. Please use the same contact details to instruct us to cease processing your personal data.

Contacting us

If you have any questions about this Privacy Policy, or would like to exercise your rights with respect to your personal data, please contact us at canadianprivacyofficer@odgersberndtson.com, or write to:

Canadian Privacy Officer

Odgers Berndtson

#3150 – 200 Bay Street

Toronto, ON

M5J 2J3

 


 

La présente politique décrit la manière dont nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services de recrutement, de consultation et d’évaluation que nous offrons à l’échelle mondiale, y compris son incidence sur nos sites Web : www.odgersberndtson.com, www.odgersberndtson.ca and www.odgersinterim.ca

À propos de nous

Nous sommes Odgers Berndtson Canada inc. et nous exerçons nos activités sous les noms Odgers Berndtson Canada, Odgers Berndtson Ottawa, Odgers Berndtson Montréal et Odgers Interim Canada. Ces dernières sont décrites plus en détail à la fin du présent document. Pour obtenir de plus amples renseignements sur notre firme et sur nos différents bureaux à travers le monde, veuillez cliquer ici

Odgers Berndtson (« nous ») a à cœur d’assurer la protection de vos données et de les gérer dans le respect de nos responsabilités légales, c’est-à-dire conformément aux lois sur la protection de la vie privée et de la confidentialité des données en vigueur partout où nous sommes présents, de même qu’au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (Règlement [UE] 2016/679, ou RGPD).

Nos normes dépassent celles de l’Association of Executive Search and Leadership Consultants, dont nous sommes membres.

De plus, la présente politique fait l’objet de révisions régulières et de modifications ponctuelles.

Sa dernière mise à jour remonte à juin 2018. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Application

Nous offrons un éventail de services à divers clients partout dans monde, notamment : recrutement de cadres, évaluation, perfectionnement du leadership et déploiement de gestionnaires intérimaires (« nos services »). Les détails de nos services sont fournis ailleurs sur le présent site ou sur l’un des sites susmentionnés. La présente politique vous concerne si vous êtes un candidat pour un de nos clients, êtes l’objet d’une évaluation en tant que membre du personnel d’un de nos clients, êtes un de nos clients, êtes une source ou l’auteur de la recommandation d’un candidat ou un membre du personnel d’un de nos clients.

De plus, la présente politique vous concerne si vous assistez à l’un de nos événements ou si vous acceptez de recevoir de l’information à propos de nos services ou de l’un ou l’autre de nos produits de marketing, dont notre infolettre OBSERVE.

Aux fins de la présente politique :

Le terme « candidat » renvoie aux demandeurs, aux postulants et aux employés d’un client.

Le terme « client » renvoie à une entreprise, à une société, à une organisation, à un organisme gouvernemental ou à un particulier qui sollicite l’un de nos services;

Le terme « auteur de la recommandation » renvoie à une personne qui fournit des références de nature personnelle ou professionnelle à l’égard d’un candidat;

Le terme « source » renvoie à une personne qui nous transmet de l’information à propos d’un candidat.

Accès rapide

Pour naviguer facilement dans la présente politique de confidentialité, utilisez les hyperliens suivants :

Section 1 – Collecte de données

Section 2 – Utilisation des données personnelles

Section 3 – Type de données personnelles recueillies et traitées

Section 4 – Ce que nous faisons

Section 5 – Données de nature délicate

Section 6 – Ententes locales

Section 7 – Droit d’opposition et de suppression des données

Section 8 – Infolettres et autres communications

Section 9 – Sondages sur la satisfaction

Section 10 – Transmission de données à des tiers

Section 11 – Tiers

Section 12 – Protection des données

Section 13 – Renseignements sur autrui

Section 14 – Conservation des dossiers

Section 15 – Droits d’accès

Section 16 – À propos de nos sites Web

Section 17 – Mise à jour de votre compte et de vos préférences

Section 18 – Analyse des données

Section 19 – Témoins

Section 20 – Sites Web de tiers

Section 21 – Procédure relative aux plaintes

Section 22 – Nous joindre

Collecte de données

Nos clients s’attendent à ce que nous trouvions la meilleure personne pour pourvoir les postes vacants au sein de leur organisation. Par conséquent, nous devons effectuer des recherches dans les systèmes et les bases de données en ligne et consulter d’autres sources de renseignements. Nous devons également parler à de nombreuses personnes, ce qui inclut, outre nos clients, des sources et des auteurs de recommandations afin de documenter notre processus décisionnel.

La nature de notre travail suppose que nous devons traiter des données personnelles rapidement, de manière confidentielle et souvent sans mentionner le nom de la personne concernée. En conséquence, nous traitons ces données conformément à la législation sur la protection des données, en faisant fréquemment valoir notre intérêt légitime lorsqu’il n’est pas possible de parler directement avec la personne concernée. Par ailleurs, dans certaines circonstances décrites un peu plus loin, il nous arrive de demander le consentement des parties visées.

Nous recueillons des renseignements sur les candidats à partir du curriculum vitæ qu’ils nous transmettent sur le portail des candidats, par courriel ou par la poste. Nous recueillons également des renseignements lorsque des candidats s’entretiennent avec des employés de l’un ou l’autre des bureaux d’Odgers Berndtson dans le monde.

Utilisation des données personnelles

Candidats

Les données personnelles que nous recueillons servent à plusieurs fins, dont les suivantes :

  • Traiter des demandes d’emploi, en partenariat avec nos clients, qui nous confient le mandat de pourvoir des postes. Ainsi, si vous soumettez votre candidature pour un poste donné, nous pourrions transmettre vos renseignements au client concerné afin qu’il étudie votre dossier. Par conséquent, vous pourriez par la suite recevoir des communications directement du client en question.

  • Rechercher des candidats pour des mandats de recrutement confidentiels, pour lesquels le nom du client n’est pas divulgué d’emblée. Ainsi, si nous sommes d’avis que vous convenez à un poste donné, nous pourrions transmettre vos données de base au client concerné. Si le client partage notre avis, nous discuterions avec vous pour vous communiquer plus de renseignements à propos du poste en question. Une entrevue pourrait être organisée avec un de nos consultants. Si tout se passe bien, vous pourriez être sélectionné pour un entretien avec notre client. À ce stade, nous transmettrions au client de plus amples renseignements à votre sujet et celui-ci pourrait communiquer directement avec vous.

  • Effectuer, de temps à autre, des exercices de cartographie ou de recherche pour le compte de nos clients afin de les aider à comprendre un marché en particulier. Dans de tels cas, nous pourrions inclure certains aspects de vos données personnelles. Aucun tiers ne communiquerait avec vous à ce sujet, à moins que nous ayons d’abord obtenu votre consentement.

  • Exécuter un contrat que nous aurions conclu avec vous en tant que particulier, vraisemblablement pour un programme d’évaluation ou d’encadrement;

  • Surveiller les enjeux d’égalité et comprendre la diversité de notre bassin de candidats, toujours dans le respect des lois en vigueur. (De tels renseignements sont anonymisés et agrégés.)

  • Améliorer nos services. Par exemple, vous pourriez être appelé à répondre à l’un de nos sondages sur la satisfaction en ligne.

  • Vous transmettre de l’information sur nos services, des livres blancs, des infolettres, des invitations à des événements, etc. Veuillez prendre note que vous pouvez en tout temps demander à ne plus recevoir des produits de marketing de notre part. Pour ce faire, il suffit de nous écrire.

Vos données ne seront utilisées que d’après les dispositions de la présente politique ou selon ce qu’exige ou autorise la loi, ou encore, une fois que nous aurons obtenu votre consentement.

Nous vous rappelons que nous ne sommes pas responsables de la manière dont d’autres parties, comme nos clients, traitent les données personnelles.

Clients

Nous utilisons les données qui vous concernent comme clients dans le cadre de la prestation de nos services de même qu’à d’autres fins commerciales légitimes, comme des activités de marketing.

Sources et auteurs de recommandation

Nous utilisons les données qui vous concernent comme sources ou auteurs de recommandation dans le cadre de la prestation de nos services, en particulier pour nous permettre d’obtenir votre avis sur un candidat.

Il peut arriver que nous utilisions ces renseignements afin de promouvoir nos services auprès de vous, en tant que clients potentiels. Nous pourrions également vous inviter à soumettre votre candidature dans le cadre de la prestation de nos services.

Type de données personnelles recueillies et traitées

Dans tous les cas, nous recueillons et traitons des données personnelles vous concernant, ce qui inclut votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.

Candidats

Si vous répondez à une demande d’emploi ou si nous devons vous conseiller à propos d’une fonction donnée, vous pourriez être appelé à fournir des données personnelles supplémentaires, dont votre date de naissance, vos études et formation, votre parcours professionnel et votre curriculum vitæ (CV). Ce dernier peut d’ailleurs contenir vos antécédents professionnels, votre scolarité, vos qualifications professionnelles, les organisations dont vous êtes membre, des renseignements sur des articles que vous avez écrits, des recommandations et leurs auteurs, entre autres choses.

Si vous y consentez explicitement, vous pourriez aussi être appelé à fournir toute évaluation psychométrique ou tout test psychologique pertinent ou des résultats de ces analyses.

Il pourrait aussi arriver que nous vous demandions des renseignements liés à des caractéristiques protégées, comme votre origine ethnique ou votre état civil, pour effectuer un suivi en matière d’égalité des chances et parfois, en ligne, mais seulement si la loi en vigueur dans une région donnée le permet. Ces renseignements sont toujours anonymisés et agrégés et ne sont jamais divulgués à des tiers sans votre consentement.

Il pourrait également arriver que nous recueillions des données personnelles de bases de données de tiers ou d’autres sources publiques.

Clients

En plus de vos coordonnées de base, nous recueillerons des renseignements à propos de votre rôle au sein de l’organisation, ainsi que toute autre information à votre sujet que cette dernière nous transmettra.

Sources et auteurs de recommandations

En plus de vos coordonnées de base, nous recueillerons également des données à propos de vos titres de compétences en tant que source, des renseignements concernant votre lien avec un candidat donné ou votre connaissance de ce dernier et votre avis sur celui-ci. Nous pourrions obtenir ces données directement auprès de vous ou de sources d’information publiques.

Ce que nous faisons

Certains postes à pouvoir sont annoncés et les candidats répondent à l’offre, que ce soit en ligne ou par courriel. Pour d’autres postes, ce sont nos recruteurs ou nos consultants qui appellent des candidats pour discuter du poste plus en détail. Ensuite, nous informons verbalement les candidats que nous traiterons leurs données personnelles, ou nous leur envoyons un avis sur la confidentialité des données. Dans un cas comme dans l’autre, les candidats sont dirigés vers la présente politique.

Nous traitons également les données personnelles lorsque nous recueillons des renseignements commerciaux afin de cartographier certains secteurs ou fonctions d’affaires et ainsi aider nos clients à comprendre le talent disponible.

Données de nature délicate

À l’occasion, nous vous demanderons votre consentement pour utiliser vos données personnelles à des fins précises et circonscrites. Nous procéderons ainsi chaque fois que nous aurons à traiter des données personnelles de nature délicate, dont les suivantes : origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, appartenance à un syndicat, état de santé, vie et orientation sexuelles, paramètres génétiques ou biométriques. Nous vous invitons à ne pas nous fournir de renseignements de nature délicate à moins d’en recevoir la demande expresse et d’y avoir consenti.

Ententes locales

Dans certains pays, nous ne recueillons aucune donnée personnelle avant d’avoir obtenu le consentement explicite des personnes visées. Vous pouvez signifier votre consentement en cochant une case sur notre site Web ou par d’autres voies électroniques, ou encore par l’entremise d’autres moyens, conformément aux exigences des lois sur la protection de la vie privée et de la confidentialité des données en vigueur dans la région concernée.

Pour consulter nos politiques de confidentialité locales et où elles s’appliquent, SVP sélectionnez le pays pertinent ci-dessous :

Danemark

Allemagne

Pays-Bas

Afrique du Sud

Suède

Par ailleurs, dans certains pays, les services que nous offrons à nos clients incluent l’évaluation et l’encadrement de leurs employés. Dans de tels cas, selon le mandat précis qui nous a été confié, nous traitons les données personnelles pour répondre aux intérêts légitimes poursuivis par le client ou au nom de ce dernier, conformément à ses instructions. Si nos services comprennent des évaluations psychométriques ou des tests psychologiques et que nous n’agissons pas pour le compte d’un employeur en particulier, nous obtiendrons au préalable le consentement des employés pour les réaliser.

À certains endroits, nous offrons des services à des particuliers, comme des programmes d’évaluation et d’encadrement. Dans de tels cas, nous traiterons les données personnelles des personnes concernées dans le but d’exécuter le contrat qui nous lie à elles. Si nos services comprennent des évaluations psychométriques ou des tests psychologiques, nous obtiendrons d’abord leur consentement pour les réaliser.

Droit d’opposition et de suppression des données

Vous n’êtes pas obligé de nous transmettre des données personnelles. Toutefois, veuillez prendre note que si vous ne le faites pas, vous pourriez ne pas être considéré dans le cadre de la prestation de l’un ou l’autre de nos services.

Vous pouvez également retirer un consentement que vous auriez accordé, et ce, à tout moment. De plus, vous avez le droit de nous demander d’arrêter de traiter vos données personnelles et que celles-ci soient supprimées.

Dans ce cas, nous nous réservons le droit de conserver vos données personnelles de base, dont votre nom et votre adresse, afin de nous assurer de ne pas traiter vos renseignements à un moment ultérieur.

Veuillez prendre note qu’aucune décision automatique, comme le profilage de candidats par ordinateur, n’est prise sur la foi des renseignements que nous recueillons.

Infolettres et communications

Si vous désirez recevoir une de nos infolettres, vous devrez transmettre votre nom, votre adresse électronique, le titre de votre poste, le nom de l’entreprise qui vous emploie et votre pays de résidence.

Une fois abonné à nos infolettres, vous pourriez également recevoir des alertes et des bulletins par courriel à propos de nos services et de postes susceptibles de vous intéresser.

Vous pouvez vous désabonner de nos produits de marketing électroniques en suivant les instructions incluses dans nos communications. Vous pouvez également modifier vos préférences et cesser de recevoir directement nos produits de marketing en configurant les réglages de votre compte de messagerie.

À l’occasion, il est possible que nous communiquions avec vous pour vous informer de mises à jour dans nos services ou dans nos modalités d’entente, ou simplement pour nous assurer que les données que nous avons à votre sujet sont justes, exactes et à jour.

Sondages sur la satisfaction

Si vous prenez part à un sondage sur la satisfaction des utilisateurs, il est possible que nous vous demandions de nous fournir des données personnelles, comme votre nom, votre adresse électronique, de même que vos points de vue et opinions.

Transmission de données à des tiers

Pour nous aider à administrer le site Web et à fournir des services de recrutement ou d’évaluation dans certains pays, nous travaillons en étroite collaboration avec des partenaires de confiance, à qui nous devons transmettre des données personnelles. Voici les partenaires avec lesquels nous faisons affaire :

  • Les autres bureaux d’Odgers Berndtson à travers le monde qui ont signé l’entente de transfert de données entre les membres du groupe. Cette entente nous permet de communiquer des données personnelles au sein de notre groupe international.

  • Les clients à qui nous fournissons des services de recrutement de cadres.

  • Les clients à qui nous fournissons des services d’évaluation et d’encadrement du personnel dans certains pays.

  • Des clients potentiels, à qui nous devons démontrer une compréhension d’un marché donné et des personnes qui y travaillent.

Veuillez prendre note que nous ne partageons les renseignements que d’après les conditions prévues dans la présente politique de confidentialité. De plus, dans la mesure du possible, nous divulguons ces renseignements sous forme agrégée afin de limiter ou d’éviter l’identification des personnes.

Les tiers auxquels nous divulguons des renseignements ne communiqueront pas avec vous à moins que vous y ayez consenti.

Tiers

Il est possible que nous transmettions certaines données personnelles à des tiers fournisseurs de services qui traitent de tels renseignements en notre nom. Cette pratique nous aide dans l’exécution de certaines de nos activités commerciales internes (envoi de courriels, services de technologie de l’information et service à la clientèle). Dans le cadre de nos ententes avec eux, les tiers sont tenus de traiter de telles données de manière sécuritaire et uniquement selon nos instructions.

Vos renseignements peuvent également être communiqués à des organisations situées ailleurs dans le monde. Leurs lois en matière de confidentialité pouvant ne pas correspondre aux normes de votre pays, nous ne procéderons à un transfert de données que si des mesures de protection suffisamment rigoureuses sont en place ou si le fournisseur de services local se conforme aux lois sur la protection de la vie privée en vigueur, et ce, à tout moment.

Dans les cas où la loi l’exige, nous prendrons les mesures nécessaires pour nous assurer que les données personnelles gérées dans d’autres pays sont protégées selon un standard équivalent à celui qui a cours dans votre pays.

Il est possible que nous soyons tenus, par une exigence juridique ou une ordonnance de la cour, de divulguer certains renseignements vous concernant à des organismes, à des agences ou à des tiers chargés de l’exécution de la loi. Le cas échéant, nous agirons de manière responsable et nous tiendrons compte, si possible, de vos intérêts en répondant à de telles requêtes.

Si vous avez des préoccupations en ce qui concerne les ententes qui prévoient le partage de renseignements personnels avec des tiers, vous devriez communiquer avec nous et nous demander de ne pas traiter vos données personnelles.

Protection des données

Nous investissons d’importantes ressources pour protéger vos données contre la perte, l’usage détourné, l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation. Toutefois, aucun système n’est sûr à 100%. Ainsi, nous ne sommes pas responsables d’un accès non autorisé ou involontaire qui dépasserait les limites raisonnables de notre contrôle.

Renseignements sur autrui

Si vous nous transmettez des renseignements sur d’autres personnes, notamment sur l’auteur de recommandations ou sur un contact personnel, vous devez vous assurer qu’elles sont d’accord pour que vous le fassiez. Nous vous conseillons de conserver la preuve de leur accord et de leur fournir une copie ou le lien de la présente politique de confidentialité.

Conservation des dossiers

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour fournir nos services, et toujours dans le respect des exigences légales, fiscales et comptables en vigueur. Lorsque vos données personnelles ne seront plus requises, nous nous assurerons qu’elles sont éliminées en toute sécurité. Si la loi l’exige, nous vous aviserons une fois vos données éliminées.

Droits d’accès

Dans certaines administrations, vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que nous conservons à votre sujet. Si vous croyez que certaines de ces données sont inexactes, vous pouvez également nous demander de les corriger. Dans certaines circonstances, vous pourriez avoir le droit de nous demander de cesser de traiter vos données personnelles. Aussi, vous avez le droit de nous demander de transférer vos données à une personne que vous désignez pour vos propres fins.

Pour nous écrire à ce sujet, veuillez utiliser l’adresse électronique ou l’adresse postale qui figurent ci-dessous. Veuillez prendre note qu’une preuve d’identité pourrait être exigée. Nous répondrons à vos demandes dans les délais en vigueur dans votre pays.

Il pourrait arriver, dans certains pays où la loi l’exige ou l’autorise, que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir l’accès à toutes vos données personnelles. Le cas échéant, nous vous informerons, si possible, des raisons qui nous empêchent de vous donner accès à une partie de vos renseignements.

À propos de nos sites Web

Nous traitons des données personnelles sur nos sites Web, sur ceux de nos partenaires (voir ci-après) et par l’entremise de ceux-ci. Par conséquent, la présente politique de confidentialité s’applique aussi à ces sites: www.odgersberndtson.com, www.berwickpartners.co.uk, www.berwicktalentsolutions.comwww.odgersinterim.com, www.odgersinterim.ca et www.odgersconnect.com.

L’objectif premier de nos sites Web est de vous fournir des renseignements concernant les services qu’offre le groupe d’entreprises et de consultants sous la bannière Odgers Berndtson. Dans certains pays, vous pourriez utiliser un site pour consulter des emplois et soumettre votre candidature.

Dans d’autres, vous pourriez aussi être en mesure de configurer un compte d’utilisateur. Dans ce cas, vous devrez fournir un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder à votre compte en toute sécurité. Le microsite portant la marque d’Odgers Berndtson à partir duquel vous accédez à votre compte pourrait appartenir à un autre site que celui-ci, mais il respecte toutes les exigences de la présente politique de confidentialité.

Nous utilisons les données personnelles que nous recueillons à votre sujet sur notre site Web pour d’autres fins que celles susmentionnées, notamment pour personnaliser l’aspect et la convivialité du site et ainsi satisfaire vos préférences personnelles, déduites d’après la manière dont vous avez utilisé le site. (Voir les sections « Analyse des données » et « Témoins » pour de plus amples renseignements.)

Nous pourrions également divulguer des renseignements personnels à des tiers, comme mentionné précédemment, pour administrer notre site Web, fournir des services de recrutement de cadres et, dans certains pays, mener des activités d’évaluation. Si vous avez des préoccupations en ce qui concerne de telles mesures, vous devriez vous abstenir d’utiliser le site et communiquer avec nous pour nous demander de ne pas traiter vos données personnelles.

Enfin, nous pourrions également utiliser vos données pour aider nos clients à comprendre la manière dont notre site Web est utilisé et de quelle façon leurs offres d’emploi sont affichées.

Mise à jour de votre compte et de vos préférences

Si vous vous créez un compte avec nous ou avec un partenaire local qui offre un portail d’offres d’emploi en notre nom, veillez à y fournir des renseignements à jour et à nous aviser de tout changement à vos données personnelles. Pour ce faire, vous pouvez mettre à jour vos préférences d’utilisateur en ouvrant une session ou en communiquant avec nous aux coordonnées ci-dessous.

Analyse des données

Nous utilisons des outils d’analyse et des témoins sur notre site Web pour nous aider à offrir nos services en ligne, à relever tout problème lié à nos services, à améliorer ces derniers, à offrir un contenu adapté aux préférences personnelles des utilisateurs, et pour surveiller l’achalandage et l’utilisation du site.

Ces outils peuvent être offerts par des tiers fournisseurs de services et ils peuvent inclure la collecte et le suivi de certaines données et certains renseignements concernant les caractéristiques et les activités des visiteurs de nos sites. Nous pourrions divulguer certaines données, dont des données personnelles, à de tels tiers en vue d’obtenir ces services.

Google Analytics est l’un des outils que nous utilisons. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière dont Google Analytics recueille et traite vos données personnelles, veuillez cliquer sur le lien suivant: www.google.com/policies/privacy/partners

Vous pouvez choisir de vous retirer de cet outil en cliquant sur le lien suivant: tools.google.com/dlpage/gaoptout

Témoins

Les témoins sont de petits fichiers informatiques qui sont téléchargés sur votre appareil lorsque vous naviguez sur le Web. Ces fichiers recueillent de l’information sur la manière dont vous consultez et utilisez le présent site Web et l’ensemble de la Toile. Ces renseignements peuvent nous permettre de vous identifier ou de déterminer votre emplacement approximatif. Les témoins nous permettent de vous offrir une expérience plus personnelle, en affichant par exemple une version locale de notre site Web, dans la langue parlée dans votre région. Les renseignements obtenus par les témoins nous permettent également d’améliorer nos services.

Nous n’utilisons que des témoins dits « volatils », qui ne sont généralement pas stockés sur votre appareil une fois votre séance de navigation terminée. Ces témoins sont utilisés pour déterminer, de manière approximative, votre emplacement et pour afficher le site Web dans une langue appropriée. (la saisie de votre adresse « IP » se fait durant ce processus).

Vous pouvez supprimer et bloquer certains types de témoins ou l’ensemble de ceux-ci dans les réglages de votre navigateur. Toutefois, si vous choisissez de bloquer ou de supprimer les témoins, la fonctionnalité du site Web pourrait en être affectée.

Sites Web de tiers

La présente politique de confidentialité ne s’applique qu’aux sites susmentionnés. Si vous êtes redirigé vers nos sites Web à partir d’autres sites, ou si vous les quittez vers d’autres sites Internet, nous vous invitons à lire la politique de confidentialité qui régit ces derniers.

Procédure relative aux plaintes

Si vous avez une plainte à formuler quant à la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées figurant ci-après, et nous mènerons une enquête. Utilisez ces mêmes coordonnées pour nous demander de cesser de traiter vos données personnelles.

Nous joindre

Si vous avez des questions à propos de la présente politique de confidentialité ou si vous souhaitez exercer l’un ou l’autre de vos droits relativement à vos données personnelles, veuillez communiquer avec nous à canadianprivacyofficer@odgersberndtson.com, ou à l’adresse postale suivante:

Canadian Privacy Officer

Odgers Berndtson

#3150 – 200 Bay Street

Toronto, ON

M5J 2J3